Cómo gestionar tus contactos con el CRM gratuito de HubSpot

La gestión de contactos es el proceso mediante el que una empresa registra y rastrea los contactos. Para implementar una correcta estrategia de marketing es necesario almacenar detalles de los usuarios y monitorizar sus interacciones con la marca. Estas acciones son fundamentales para mejorar la relación con el cliente y el nivel de ventas. Se conoce como Customer Relationship Management o CRM al conjunto de prácticas enfocadas en ofrecer el mejor servicio al cliente. Por ello, todas las empresas deben contar con un sistema CRM que garantice la optimización de los procesos y su rentabilidad.

HubSpot ofrece un CRM gratuito que facilita la gestión de contactos. Se trata de un software que permite administrar contactos y organizar sus datos para facilitar las acciones de marketing. Es una herramienta digital que mejora la comunicación entre los clientes actuales y potenciales. Entre sus funcionalidades se encuentra el registro de nombres, direcciones, correos electrónicos o números de teléfono en una base de datos. También guarda conversaciones y organiza los datos en base a su valía en el proceso comercial. La estrategia de marketing y ventas se puede llevar a cabo en un mismo lugar acelerando la productividad de la empresa y aumentando el rendimiento de los equipos de trabajo.

Beneficios de usar el software de gestión de contactos de HubSpot 

El software de HubSpot se caracteriza por automatizar los procesos de la gestión de contactos. Accede a la información de la base de datos, analiza el historial y aplica acciones de marketing para iniciar el proceso de ventas. El CRM cuenta con una tecnología que favorece a pequeñas y medianas empresas gestionando sus listas de contactos. Algunas de las ventajas de utilizar el software gratuito de HubSpot son:

• Integrar el CRM de HubSpot con otras aplicaciones.
• Mejorar de la relación cliente-empresa.
• Ordenar y organizar los contactos en base a sus interacciones, gustos, intereses o características.
• Obtener recordatorios para el proceso de automatización de Marketing y Ventas.
• Automatizar interacciones personalizadas en redes sociales o email marketing.
• Reducir la inversión.
• Integrar el CRM de HubSpot con herramientas como Gmail u Outlook.
• Administrar toda la estrategia de Marketing y Ventas desde un solo lugar.

¿Por qué es necesaria la gestión y segmentación de contactos?

Los contactos son la base de cualquier estrategia de marketing y ayudan a la empresa a crecer. Para ofrecer un buen servicio conviene entender sus necesidades. Esto se logra gestionando y segmentando los contactos para tener un panorama amplio sobre cada usuario, su información e interacción con la marca. En Inbound Marketing, el objetivo reside en enviar el contenido adecuado en el contexto correcto a cada usuario. La única forma de conseguirlo es dividiendo los usuarios en pequeños grupos en base a sus similitudes.

Cómo gestionar tus contactos con HubSpot

1. Crear contactos

El CRM gratuito de HubSpot permite crear contactos de manera sencilla. Se puede hacer manualmente accediendo al menú principal y haciendo clic en la pestaña Contactos.A continuación, la plataforma te mostrará una lista de todos los registros existentes. En la esquina superior derecha encontrarás el botón Crear contacto. Desde ahí se introducen los datos personales: Correo, nombre y apellido. Si no existe ningún contacto con esta dirección de correo el registro continuará pudiendo incluir distintos datos como el buyer persona, propietario del contacto o cargo laboral.

Si la empresa sigue el RGPD, los contactos deberán importarse señalando su cumplimiento, indicando el tipo de suscripción asociada y la utilidad que se dará a estos datos. Si deseas que el contacto reciba correos de marketing de forma automatizada se marcará la casilla Configurar este contacto como contacto de marketing. Al finalizar la configuración se hará clic en Crear contacto o Crear y agregar otro en la parte inferior.

¿Cómo ver la información de los contactos?

El CRM permite acceder a la información completa de un contacto específico desde la pestaña Contactos del menú principal. En la parte superior izquierda aparece un icono de búsqueda donde deberás introducir el nombre del usuario para entrar en su perfil. Se mostrará su información personal e interacciones con la empresa. Desde la barra lateral izquierda se podrán consultar los datos guardados manualmente sobre el registro. La barra lateral derecha mostrará sus archivos adjuntos, empresas y negocios asociados. En el centro de la pantalla aparecerá las interacciones con la marca ordenadas cronológicamente. Sobre el panel cronológico, se incluyen pestañas para realizar acciones rápidas como enviar un correo electrónico o hacer una llamada.

2. Almacenar y especificar contactos de marketing

Para modificar los contactos de marketing basta con establecer los permisos de usuario activando la casilla Modificar contactos de marketing. Una vez activado, se pueden organizar los contactos en marketing o no marketing en base a formularios e interacciones. Alguna de las acciones que se pueden llevar a cabo son:

• Importar contactos existentes en Importar archivos > Contactos.
• Hacer un seguimiento de la facturación de los contactos desde Informes > Contactos y Facturación.
• Sincronizar contactos con campañas publicitarias desde Configuración de anuncios > Conectar cuenta.

Las herramientas Chatflows y Formularios permiten modificar y controlar los usuarios de marketing. Estos ajustes se pueden automatizar en la pestaña Acciones con los workflows que ofrece HubSpot.

3. Crear listas de contactos

Para aumentar el número de usuarios y fidelizar clientes es necesario tener una campaña de marketing adecuada. Las empresas deben contar con una lista de contactos para organizar los datos de los usuarios y aplicar acciones de marketing. El CRM gratuito de HubSpot ofrece una base de datos para reunir esta información y crear listas de contactos con público segmentado. Existen diferentes categorías para organizar los grupos, algunas de ellas son la edad, sexo, ubicación geográfica o etapa del embudo de ventas, entre otras. HubSpot cuenta con dos tipos de listas de contactos:

• Listas activas: Se actualizan de manera automática en base a criterios previamente definidos. Los contactos entran en la lista cuando cumplen unas características y salen cuando dejan de tenerlas. La ventaja de estas listas es que garantizan que la acción será enviada en el momento adecuado y no fuera de contexto. Es decir, si quieres enviar un correo de marketing, te asegurarás de que no llega a alguien que ha cancelado la suscripción a la newsletter.
• Listas estáticas: Sirven para monitorizar un grupo de contactos que cumple una serie de requisitos en un momento concreto, pero no se actualizan. Los contactos se agregan o eliminan manualmente.

¿Cómo crear una lista en HubSpot?

Para crear una lista hay que acceder al menú principal y seleccionar Contactos > Listas. En la esquina superior se hace clic en el botón Crear lista. HubSpot ofrece la posibilidad de crear una lista basada en contacto o basada en empresa. Tras esto, se dará nombre a la lista y se elegirá su tipología estática o activa. Al hacer clic en Siguiente se abrirá un panel de configuración donde se añadirán filtros con los que segmentar las listas. Así se crea una lista. Para acceder a su vista hay que volver a la pestaña Contactos y hacer clic en Agregar vista > Crear nueva vista.