Workflow: Qué es, cómo se crea y ejemplos

Un workflow o flujo de trabajo es un conjunto de procesos automatizados que desarrolla una empresa para facilitar las actividades diarias. Forma parte del marketing automatizado y reemplaza labores repetitivas. En el entorno digital, la información se organiza de forma jerárquica para cumplir unas reglas preestablecidas. Las tareas conducen a un objetivo específico que beneficia la estrategia de marketing. Este puede ser mejorar la relación con el cliente, cerrar una venta u organizar un evento, entre otros. Independientemente de su complejidad o funcionamiento, todos los workflows son repetibles. Del mismo modo, comparten los elementos de su estructura: disparador, acción y resultado.

El workflow puede ser manual, pero es más común encontrar modelos automatizados. La intención es aprovechar la tecnología existente y aplicarla al negocio. Integrarlo en una campaña de marketing genera mayor calidad de trabajo para los empleados y disminuye la inversión. Un flujo de trabajo se crea mediante una secuencia de tareas condicionadas. Además, permite definir el recorrido del usuario por el sitio web. Dicha estructura ayuda a mejorar el ROI y averiguar qué etapas deben ser optimizadas. El proceso de compra de los leads se realiza dividiendo los workflows en base a la acción de marketing: generar leads, nutrir leads, lograr mayor engagement o fidelizar clientes.

Ventajas de usar un workflow

• Aumento de la eficiencia: Utilizando un flujo de trabajo los departamentos de marketing y ventas alinean sus acciones y organizan las tareas priorizando las más relevantes. El resultado mejora la eficiencia en los procesos de la empresa.
• Visibilidad: Un buen workflow genera registros de usuarios. Estos aumentan la actividad en el sitio web garantizando la productividad y visibilidad de la marca.
• Disminución del trabajo: El trabajo se divide y las responsabilidades disminuyen.
• Simplificación: Se puede facilitar la automatización de una serie de actividades en grupo, evitando hacerlo de una en una. El workflow low-code permite a los usuarios realizar estos procesos sin necesidad de tener conocimientos previos.
• Colaboración: Un flujo de trabajo facilita la colaboración de los empleados e industrias. Existe un software en la nube que permite la participación en las ideas, plantillas y planificación.
  

Tipos de workflows

Basado en eventos

Se organiza en eventos localizados. Una acción puede afectar a la anterior y hacer que el usuario vuelva atrás. No tienen un orden preestablecido.Basado en reglas

Su organización es progresiva, pero depende de una programación condicional. Es decir, una tarea puede no conducir a la siguiente si el usuario lo decide.Secuencial

Es el tipo de workflow más sencillo de utilizar. Se organiza de forma lineal y las tareas avanzan paulatinamente. Cada acción conduce inmediatamente a la siguiente. Nunca se vuelve atrás.

¿Cómo funciona cada workflow?

Dependiendo del sistema que se utiliza, el flujo de trabajo funciona de una manera determinada:

• Transaccional: Las tareas funcionan al mismo tiempo, pero se dividen en distintas unidades. Facilitan la aplicación exacta de las acciones de marketing.
• Colaborativo: Funciona a través de la cooperación de distintos departamentos de la empresa.
• Manual: También se conoce como proceso ad hoc. Se caracteriza por funcionar de manera manual. Sus elementos se modifican o mueven de manera sencilla siguiendo unas reglas preestablecidas.
• Productivo: El factor humano puede intervenir o no. Son repetitivos, complejos y funcionan operando con diversos procesos de información.
• Administrativo: Su funcionamiento implica tareas coordinadas y repetitivas. Combina un formato manual con una productivo.

4 pasos para crear un workflow

1. Identificar los objetivos

El primer paso es definir los objetivos en base a los KPIs de la empresa. Se debe construir un sistema de automatización valorando la información de la que se dispone y el alcance que se pretende lograr. Conviene tener en cuenta el tiempo de adaptación que requiere el proceso.

2. Diseñar

Una vez definido el proceso y sus componentes, hay que documentar el workflow con datos. La actividad que se va a realizar con el flujo de trabajo se debe anotar y organizar. Es recomendable representarlo de forma visual con dibujos o esquemas para contemplar todos los escenarios posibles.

3. Implementar

Tras realizar pruebas para comprobar su funcionamiento, el workflow se debe implementar a la estrategia de marketing. Antes de crear la versión final conviene rellenar un diagrama de flujo de trabajo.

4. Comprobar los resultados

La medición de resultados sirve para determinar la eficacia del workflow. Evaluar el rendimiento de las acciones garantiza la optimización de los procesos para futuras campañas.

Ejemplos de workflow

Generar leads

Los workflows para generar leads se basan en la gestión de volumen de trabajo. Existen diversos flujos de trabajo para favorecer esta acción:

• Mensaje de bienvenida: Se puede configurar un flujo de trabajo para dar la bienvenida y mostrar el agradecimiento a los leads que se suscriben a alguna lista.
• Listas de correo: Automatizar las listas de correo permite segmentar al público dependiendo de su etapa en el funnel de ventas.
• Ofertas: Se pueden automatizar las ofertas y propuestas de venta con plantillas. Es recomendable para captar la atención del usuario.
• Registros: Automatizar los registros ahorra tiempo de trabajo en los negocios b2b. El registro a los webinars es recomendable para incluir contenido descargable de calidad.

Lead nurturing

Tras generar leads, la empresa debe nutrir al usuario para convertirlo en cliente:

• Cualificar leads: A través de una serie de criterios se pueden cualificar los leads de manera automatizada.
• Lead scoring: Se evalúa a los leads de forma automática dependiendo de la información que la empresa. Esta reside en la interacción con la marca y fase del embudo de ventas.
• Segmentar leads: Cuando se califica a los leads se pueden segmentar teniendo en cuenta su comportamiento con el sitio web y gustos.
• Respuesta automática: Es un flujo de trabajo imprescindible porque facilita la comunicación interna y externa de la empresa.

Engagement

Para generar mayor engagement existen una serie de workflows básicos:

• Newsletters: Desde el mailing se pueden crear newsletters automáticas que mantengan motivados a los usuarios con tu contenido.
• Recompensas: Un workflow permite premiar al usuario por su compra ofreciéndole recompensas exclusivas.
• Remarketing: El abandono del carrito de compra se puede solucionar creando un flujo de trabajo que recuerde a los usuarios el proceso que han dejado a medias.
• Eventos especiales: Los emails automatizados pueden servir para felicitar al usuario en su cumpleaños y estar presente en cualquier evento especial.

Fidelización

Para favorecer la relación cliente-empresa existen varios flujos de trabajo recomendables:

• Ofertas especiales: Automatizar las ofertas especiales a los clientes más leales les hará sentirse valorados por la empresa.
• Recomendación: Automatizar los formularios de recomendación garantiza la calificación de los productos en base a la experiencia de usuario.
• Upselling y cross-selling: A través del email marketing se pueden favorecer las ventas adicionales o cruzadas para aumentar los beneficios.
• Servicio al cliente: Para mejorar la relación con el cliente se debe ofrecer un servicio al cliente automatizado que esté disponible a cualquier hora del día.

Herramientas para crear workflows

• Gravity Flow: Sirve para trabajar en diferentes plataformas tales como WordPress. Su interfaz es fácil de utilizar para cualquier persona.
• HubSpot: Es un software de gestión empresarial especializado en optimizar los procesos de marketing. Cuenta con distintas ofertas que ofrecen el servicio necesario en cada caso.
• ProcessMaker: Es una herramienta de automatización de código abierto. Es fácil de usar y permite trabajar con flujos de trabajo visuales.
• Zapier: Ofrece la posibilidad de compartir datos en diferentes aplicaciones y crear workflows de manera sencilla. El software copia los datos desde Dropbox.