Cómo crear una estrategia de gestión y segmentación de contactos

En email marketing, la estrategia de gestión y segmentación de contactos es fundamental para sacar el máximo beneficio a la promoción de los productos y servicios de una empresa. Una adecuada organización de contactos garantiza el éxito de la campaña. Esto se logra teniendo una base de datos administrada y organizada según la etapa del embudo de ventas en la que se encuentran los usuarios. De esta manera, se otorga el contenido conveniente en cada contexto para atraer clientes. Establecer una relación con los contactos correctos sirve para fomentar la interacción con la marca.

Según datos ofrecidos por HubSpot, software para la gestión y segmentación de contactos, las campañas que se basan en segmentos disminuyen su tasa de deserción y aumentan sus clics. El sistema de gestión de contactos aporta un mayor compromiso con los clientes y permite unificar la información en un solo lugar. Este debe ser accesible y comprensible para los profesionales del marketing digital. Además, permite realizar un seguimiento de los usuarios identificando sus puntos débiles, intereses y necesidades. Por otro lado, la segmentación ofrece un abanico de posibilidades al dividir la audiencia según distintos criterios para lograr una comunicación eficiente. Incorporar ambos elementos a la estrategia de marketing mejora los resultados de las futuras acciones.

Ventajas de la gestión y segmentación de contactos

• Ahorro de recursos: Segmentar los contactos permite trabajar en un ambiente más organizado. Esto supone un ahorro de tiempo de trabajo y herramientas externas.
• Automatización: Un CRM que realiza acciones de gestión de contactos actúa como un asistente virtual. Estos sistemas pueden automatizar sus acciones para agilizar el proceso de ventas.
• Mayor rastreo: Realizar una correcta gestión de contactos permite descubrir oportunidades de venta. Es decir, centrar las acciones de marketing en aquellos clientes que interaccionan positivamente con la marca.
• Aumento de beneficios: La segmentación implica trabajar en base a ciertos criterios. Si estos se aplican a la estrategia de marketing se traducirán en un aumento de ventas y beneficios para el negocio.
• Precisión: Al tener organizados los clientes por grupos de intereses se pueden orientar los emails con mayor precisión. Tener información detallada de los usuarios permite enviar el correo electrónico a la persona adecuada en el momento correcto.
• Optimización: La gestión y segmentación de contactos mejora la imagen de marca aumentando la confianza de los suscriptores. A su vez, esto posiciona la empresa en un buen lugar de cara a la competencia. Conocer las interacciones de los clientes con la marca también sirve para fomentar las acciones positivas mejorando los resultados.

¿Por qué es necesario segmentar los contactos en marketing digital?

En Inbound Marketing, los contactos son clave para realizar cualquier acción. Por lo tanto, hay que centrarse en ofrecerles el mayor valor para hacer crecer tu empresa. La gestión de contactos es uno de los fundamentos del marketing digital. Puede realizarse con un software como HubSpot Marketing Hub. Debe combinarse con la segmentación de contactos para tener un panorama más amplio sobre cada usuario y ofrecer el mejor servicio. Al dividir el mensaje en grupos, este puede adaptarse para ser lograr un mayor impacto.

¿Qué datos del contacto sirven para segmentar contactos?

Existen distintos tipos de segmentación en base a los criterios en los que se agrupan los usuarios. Estos son los principales:

• Datos demográficos: Es la segmentación más común. Permite agrupar las personas por ubicación, género o edad. Otras variantes incluyen el ingreso mensual y nacionalidad del usuario.
• Comportamiento: Realiza grupos en base a las acciones que toman o no toman los usuarios. Se trata de actividades como interacciones con el sitio web, historial de compras o tasa de apertura y clics.
• Psicográficos: Se trata de una agrupación más detallada. Revela los intereses, estilo de vida o valores de los clientes de la marca.
• Factores geográficos: Esta segmentación es fundamental en negocios con distintas ubicaciones. Divide los suscriptores en país, región, ciudad, idioma o zona horaria, entre otros.

Cómo crear una estrategia de gestión y segmentación de contactos en 5 pasos

Toda estrategia de gestión y segmentación de contactos debe cumplir una serie de pasos para lograr un impacto positivo en los usuarios:

1. Define los objetivos de tu campaña de email marketing

El primer paso es averiguar qué resultados deseo obtener con la campaña. Es decir, cuál es el output que quiero recibir. A partir de estos KPIs, se deciden qué acciones de marketing se deben realizar y a quién dirigirse. Por ejemplo, si deseo aumentar la fidelización, me centraré en enviar correos electrónicos a los clientes existentes y activos con la marca. Para ello, necesitaré las herramientas de gestión y segmentación de contactos.

2. Organizar la base de datos

En marketing digital, se considera contacto a cualquier persona o entidad con la que la empresa se comunica. La información de los contactos debe almacenarse en una base de datos. Esta debe limpiarse periódicamente eliminando aquellos contactos que no interesan a la marca. A su vez, debe optimizarse y organizarse en base a las necesidades del negocio. Zendesk, Salesforce o HubSpot ofrecen herramientas para organizar bases de datos.

3. Conoce a tu buyer persona

Para realizar una correcta estrategia es fundamental tener conocimiento sobre tu buyer persona. Su información debe actualizarse y revisarse con poca frecuencia. Esto se debe al surgimiento de nuevos perfiles comerciales que deben tenerse en cuenta para garantizar las ventas. Los hábitos y actitudes del buyer persona evolucionan con el tiempo ya que los entornos digitales cambian constantemente.

4. Reunir información de los suscriptores

La base de datos se construye a partir de la información recopilada en landing pages, encuestas, formularios, chatbots o redes sociales. Estos datos serán necesarios para segmentar los grupos.

5. Definir segmentos

Según la etapa del ciclo de vida del cliente se agruparán los usuarios en distintos segmentos. Estos grupos se dotarán de mayor precisión dividiendo a los suscriptores en base a distintas características.

Metodologías para segmentar

La segmentación de la base de datos se realiza siguiendo distintos criterios o fijándose en la etapa del funnel de ventas del usuario. Al mismo tiempo, los segmentos se pueden dividir en tres metodologías. Estas también se conocen como tipos de scoring:

• Scoring predictivo: Utiliza algoritmos para realizar predicciones automáticas sobre las probabilidades que tiene un contacto de realizar una acción de marketing.
• Scoring por puntos: Es el más común. Se trata de un sistema de puntuación que asigna puntos a los usuarios cada vez que interaccionan con la marca. Así, permanecen en primer lugar aquellos que más acciones de marketing realizan.
• Listas dinámicas: Divide a los usuarios en base a las acciones que realizan. Es un sistema automatizado que incluye y excluye usuarios de las listas según su comportamiento con la marca.