El éxito de un proyecto empresarial depende en gran medida de varios factores: la experiencia individual y colectiva de los miembros del equipo, el presupuesto, los recursos, la comunicación y la productividad, entre otras cosas. Sin embargo, es la productividad la que se ha convertido en el foco principal de muchas empresas en la actualidad.
¿Cuál es la mejor manera de aumentar la productividad de tu negocio? No le tienes que dar muchas vueltas, porque la solución viene en forma del software de gestión de proyectos.
Hoy en día, los programas de software de gestión de proyectos son la herramienta imprescindible para la planificación de proyectos, la gestión del tiempo, la asignación de recursos y la gestión del cambio.
Sigue leyendo para descubrir qué es un software de gestión de proyectos y todos los beneficios que puede aportar a tu negocio.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos es una herramienta digital para planificar, ejecutar y supervisar proyectos y tareas. Ayuda a los equipos a colaborar y hacer un seguimiento del progreso del proyecto, así como a definir claramente las tareas y responsabilidades. Permite a los gestores de proyectos controlar los costes y el tiempo y facilita la colaboración entre las partes interesadas (tanto el equipo como los clientes).
Una de sus características más importantes es que mantiene centralizados todos los recursos y conversaciones relacionados con el proyecto, de modo que tu equipo pueda entregar proyectos eficientes que se ajusten al presupuesto y los plazos. Proporciona una visión general de todos los proyectos, ayuda a priorizar las tareas y mantiene a todos en la misma página.
Su principal objetivo es aumentar la productividad en los procesos y la operación de un negocio.
Funcionalidades de un software de gestión de proyectos
Muchos componentes de un sistema de gestión de proyectos están diseñados para facilitar la gestión del espacio de trabajo. Los softwares de gestión de proyectos como HubSpot incluyen estas características en sus sistemas:
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Herramientas de programación y gestión de tareas
El software de gestión de proyectos suele ofrecer muchas formas de gestionar los flujos de trabajo de tu equipo. A través de herramientas visuales como listas de tareas, líneas de tiempo y calendarios, puedes tener una visión clara de qué tareas y proyectos han terminado los miembros de tu equipo, en qué están trabajando actualmente y qué les queda por completar.
Estas herramientas permiten asignar tareas a tu equipo y entender lo que cada uno debe hacer para cumplir con los objetivos de la empresa.
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Herramientas de colaboración y comunicación
Las herramientas de colaboración y comunicación integradas en los sistemas de gestión de proyectos son especialmente útiles si tienes un gran equipo de autónomos o trabajadores remotos. Ofrecen un espacio digital donde tú y tus empleados podéis compartir ideas y archivos y discutir las tareas. Estas herramientas pueden incluir foros de debate, sistemas para compartir archivos y funciones de mensajería.
En el caso de HubSpot, su sistema de gestión de proyectos permite la colaboración entre diferentes departamentos: marketing, ventas y atención al cliente. Así puedes manter tu negocio funcionando y acelerar el cumplimiento de objetivos en todo momento con los equipos en una misma página.
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Integraciones
Muchos sistemas de gestión de proyectos pueden integrarse con otro software empresarial. Estas integraciones agilizan tu flujo de trabajo para que no tengas que ir y venir entre varias aplicaciones. Cuando todo está en el mismo sitio, te mantienes organizado y conectado a la vez que ahorras tiempo.
Un ejemplo de éxito son las integraciones de HubSpot. El marketplace de HubSpot incluye una gran cantidad de aplicaciones que se pueden conectar a la plataforma, desde sistemas populares como WordPress hasta otros sistemas de planificación de recursos empresariales.
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Informes en tiempo real
Los informes en tiempo real que incorporan los sistemas de gestión de proyectos permiten recibir notificaciones instantáneas sobre el progreso de los proyectos, el incumplimiento de los plazos o cualquier cambio en los proyectos en curso, así como abordar las incidencias antes de que se conviertan en problemas graves. Algunos programas permiten incluso personalizar los informes o utilizar diferentes plantillas, como la creación de informes financieros de indicadores clave de rendimiento (KPI).
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Seguimiento del tiempo
Saber cuánto tiempo dedica tu equipo a determinadas tareas y proyectos es útil para que puedes planificar mejor las cosas, y perder el tiempo no es una opción cuando tienes un plazo de entrega. El control del tiempo es un componente fundamental de los sistemas de gestión de proyectos que puede ayudarte a identificar qué miembros del equipo necesitan más orientación sobre la gestión del tiempo.
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Análisis de datos
Los programas de gestión de proyectos cuentan con un módulo de análisis de datos que te proporciona herramientas para examinar la productividad y el flujo de trabajo de tu equipo, de modo que puedas ver dónde realizar los cambios oportunos basándote en datos concretos. Un programa de calidad te mostrará los progresos de los miembros de tu equipo, así como sus carencias, para que puedas recabar información y realizar mejoras.
¿Conoces el software de gestión de proyectos de HubSpot? Este programa incluye todas estas características, y además viene acompañado de una amplia gama de beneficios. A continuación, te contamos algunos de los más destacados. ¡Sigue leyendo!
4 beneficios del software de gestión de proyectos de HubSpot
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Mejora del trabajo en equipo
A veces, cuando todos los miembros del equipo trabajan en partes separadas del mismo proyecto, los trabajadores se aíslan en sus propias tareas. Este sistema de gestión de proyectos ayuda a salvar esa distancia permitiendo que todos se mantengan informados y comenten el trabajo de los demás.
Sus espacios de colaboración en equipo permiten a los empleados aportar sus ideas y puntos de vista. Cuando todas las asignaciones y tareas están en un mismo espacio, es más fácil que los equipos interactúen. Esto, a su vez, fomenta la cooperación y el trabajo en equipo.
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Actualizaciones en tiempo real
Cuando tu sistema de gestión de proyectos proporciona actualizaciones en tiempo real, nunca estarás fuera de onda ni perderás un correo electrónico de seguimiento. Estas notificaciones son especialmente útiles para proyectos complejos, que suelen estar moldeados por muchas voces, ideas y pasos meticulosos. Necesitas estar al tanto de cualquier cambio. Las actualizaciones en tiempo real te ayudan a abordar los errores desde el principio y a resolver problemas que podrían retrasar el progreso.
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Impulsa la productividad de tu empresa
La ayuda a la hora de planificar un proyecto siempre es útil, sobre todo a la hora de presupuestar y asignar tareas. La organización que facilitan los sistemas de gestión de proyectos aligera la carga, garantiza que todo el mundo esté en la misma página y proporciona herramientas que permiten analizar el flujo de trabajo. Sea cual sea el tamaño de tu equipo, la gestión de proyectos en este espacio online compartido puede impulsar la productividad de tu empresa.
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Clientes satisfechos
Agilizar las operaciones mediante un sistema de gestión de proyectos no sólo beneficia a tu equipo, sino también a tus clientes. Con un flujo de trabajo más fluido y mejor supervisado, puedes asegurarte de que tu personal entrega continuamente trabajo de calidad a tiempo. Esto mantiene contentos a los clientes, lo que es vital para la longevidad de cualquier empresa.
Software de gestión de proyectos de HubSpot: todo lo que necesitas en un único lugar
HubSpot es la aplicación favorita de cientos de empresas a nivel mundial por todas las características y beneficios que puede aportar tanto a las pequeñas como a las grandes empresas. Su software de gestión de proyectos es muy fácil de usar, y con él puedes aumentar la productividad de toda tu empresa.
No sólo incluye herramientas para gestionar tus proyectos, sino que también ofrece diferentes elementos para ejecutar tus estrategias de marketing de manera eficiente.
Además, también puede integrarse con un sínfin de herramientas de marketing de HubSpot, con las que podrás disponer de tus correos electrónicos, notas y herramientas en un mismo lugar.
¿Quieres implementarlo a tu organización? Pide una consulta con nosotros y nos pondremos manos a la obra.
