La lucha contra el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria está más al alza que nunca. Con la aprobación del reglamento VeriFactu en diciembre de 2023, esta norma se suma a la campaña del antifraude junto con la Ley Crea y Crece o Ley 18/2022 de 28 de septiembre, y la Ley Antifraude o Ley 11/2021.
Como consecuencia de los últimos cambios que ha acometido la Ley Antifraude, las empresas y autónomos deberán comenzar a implementar sistemas de facturación electrónica obligatoria verificables, o VeriFactu en su terminología.
Sigue leyendo para conocer todos los detalles de los sistemas VeriFactu. ¡Vamos allá!
¿Qué son los sistemas VeriFactu?
VeriFactu es el término utilizado para hacer referencia a aquellos sistemas empleados para la emisión de facturas verificables. VeriFactu funciona de manera muy simple: tú creas la factura a través del software con todos los datos y esta se envía directamente a Hacienda, cumpliendo así con las normas que establece la Ley Antifraude, que son:
- Legibilidad
- Trazabilidad
- Integridad
- Conservación
- Inalterabilidad
- Accesibilidad
Gracias a la implementación y uso (aunque sea impuesto por la norma) se evitan “engaños” a Hacienda, frenando las posibles interpolaciones, omisiones y alteraciones de la facturación interna de la empresa. Además, los datos alojados en el sistema se caracterizan por ser confiables y difíciles de manipular. Por lo tanto, son mucho más seguros.
Combatir las prácticas fraudulentas nunca ha sido fácil, muchas empresas (que no todas) buscaban ese vacío donde poder evadir impuestos y pasar esa facturación a una caja “B”, lo cual afectaba de manera directa a la economía del país. Por ello, estas prácticas están animando a las empresas a que digitalicen los procesos contables por beneficio propio y de la entidad general.
Lo que debes saber sobre los sistemas VeriFactu de la AEAT
- La implementación de los sistemas de emisión de facturas verificables o VeriFactu son sistemas que remiten de manera electrónica y automatizada los registros de facturación a Hacienda, sin intermediarios.
- Los softwares empleados por las empresas deben estar aprobados por la Agencia Tributaria (AEAT) y deberán cumplir los requisitos expuestos en la Ley Antifraude.
- A partir del 1 de julio de 2025, toda la facturación deberá ser emitida electrónicamente y, en consecuencia, dejarán de ser válidas las facturas realizadas en Word o Excel (por eso se ha dejado un largo plazo para que las empresas tengan tiempo de sobra para poder seleccionar e implementar un software de facturación que cumpla con la norma y cubra las necesidades de la empresa).
- El objetivo de los sistemas VeriFactu es garantizar la seguridad, la integridad, conservación y la accesibilidad de los registros de facturación. Buscando de este modo que los sistemas VeriFactu sean confiables y no se puedan manipular.
- Emitir directamente a Hacienda beneficia a la empresa, ya que ahorran tiempo útil en el día a día del negocio.
Ventajas de los sistemas VeriFactu
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Facturas encadenadas
Las facturas al ser emitidas de manera encadenada, toda la información necesaria queda bien detallada en su registro, facilitando la comprobación y verificando que sus datos no han sido alterados por terceros.
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Garantizamos la calidad de la facturación
La exactitud y la autenticación son algunos de los rasgos más destacables de estos sistemas VeriFactu. Además, la calidad de la facturación va de la mano de la lucha contra el fraude fiscal, es decir estos sistemas deben evitar la alteración de la documentación fiscal ya sea por el propio software, los usuarios o dispositivos externos.
En resumen, estos sistemas ayudan a generar un registro al emitir cualquier factura, a remitir la misma a la AEAT y, por ende, a garantizar la inalterabilidad de los datos registrados.
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Empleo de códigos QR para mayor detalle
Todas las facturas, sean completas o simplificadas que sean expedidas por un sistema VeriFactu incluirán un código QR que desarrolle más detalladamente los datos de la factura para que sus destinatarios estén al corriente de todo. Además, estos sistemas deberán informar al remitente en el mismo documento que la factura ha sido emitida por un sistema de facturación electrónica verificable a con la firma Veri*Factu.
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Envío directo de la información a la AEAT
Con el empleo de estos sistemas el proceso de tramitación de todos los documentos con la Agencia Tributaria queda más simplificado, ya que las facturas son emitidas y enviadas de manera inmediata para su correcta inspección.
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Todo queda registrado y por tanto más seguro
El sistema VeriFactu recoge todos los movimientos que se hagan sobre cualquiera de las facturas emitidas por la empresa, por si sucede alguna alteración sólo habría que observar el ciclo de vida del documento.
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Conexión entre empresa y AEAT
Al emplear estos sistemas VeriFactu, la conexión entre la administración y la ciudadanía (empresas, autónomos y destinatarios) es más sencilla, segura y fluida.
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No es necesario emplear la firma electrónica
Al implementar en tu negocio sistemas como VeriFactu, toda la información que debe incluir está ya en la aplicación. De este modo al emitir cualquier factura no se incluye la firma porque la herramienta ya cumple con todos los requisitos.
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La tramitación es más ágil
Empleando sistemas de facturación electrónica verificable, todo el proceso se hace de manera más ágil, ahorrando tiempo y garantizando la transparencia de tus acciones.
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Garantizar la sostenibilidad
Al ahorrar en papel, contribuyes con el medio ambiente además de que reduces costes en la empresa en términos económicos y de espacio al alojar todo en una nube segura.
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