Para empresas de todos los tamaños y sectores, los softwares de facturación son una herramienta informática fundamental.
Este tipo de programa no sólo te proporcionará un control financiero más preciso, sino que la mayoría de ellos también cuentan con funciones adicionales que simplifican la contabilidad y te permiten tomar intrigantes decisiones estratégicas relacionadas con tu negocio.
Continúa leyendo para saber todo lo que necesitas sobre las ventajas de utilizar un software de facturación electrónica y cómo te puede ayudar en tu empresas. ¡Allá vamos!
¿Qué es un software de facturación electrónica?
El software de facturación electrónica es una aplicación te permitirá gestionar de forma rápida y sencilla todas tus facturas. Tanto si proceden de proveedores como si son las que entregas a tus clientes. De esta forma, podrás centralizar todos los datos relativos a los pagos y cobros de tu empresa con el uso de este programa.
Aunque la creación y entrega de facturas es su función principal, el software de facturación electrónica suele tener también otras características. Por ejemplo, entre otras muchas tareas, la elaboración de albaranes y presupuestos, la creación de informes, la conciliación bancaria, la gestión de cobros y pagos y la personalización de plantillas.
La importancia de contar con un software de facturación electrónica
Los softwares de facturación ayudan a una empresa a detectar pérdidas, beneficios y perspectivas comerciales mediante la coordinación de todos sus departamentos. Al fusionar la contabilidad y la facturación, también garantizan el control financiero transfronterizo, proporcionando una perspectiva mundial de las tendencias económicas que resulta muy útil para identificar las desviaciones de los objetivos establecidos y reorientar las tácticas según sea necesario.
6 ventajas de utilizar un software de facturación electrónica
A continuación, te mostramos algunas ventajas de tener un software de facturación electrónica en tu empresa:
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Accesibilidad desde cualquier ubicación
Dado que es muy probable que trabajes a distancia, ya seas autónomo o teletrabajes, poder ver las facturas y la información de pago desde cualquier lugar y en cualquier momento es crucial.
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Mejor asistencia al cliente
Puedes estar seguro de que toda la información que recibes está actualizada cuando el software de facturación está integrado. De este modo, tu equipo de ventas siempre tendrá acceso a la información y los recursos que necesitas para mejorar la experiencia del cliente.
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Aprovechar al máximo los recursos disponibles
Dado que el software de facturación ofrece detalles sobre cada acción realizada, permite analizar las ventas de los productos. Además, facilita la optimización de los recursos, lo que a la larga aumenta los márgenes de beneficio.
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Incrementa la precisión de datos
Obtener información de facturación de tus clientes es más sencillo gracias a las funciones integradas en algunas aplicaciones. Como resultado, hay menos posibilidades de que se produzcan errores humanos en la introducción de datos y, además, te puede ahorrar tiempo.
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Elimina la introducción de datos duplicados
Los pedidos de tus clientes se gestionarán automáticamente y en tiempo real cuando tu software de facturación electrónica esté integrado, lo que le evitará cometer errores como la introducción de datos duplicados que se producen con la facturación tradicional.
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Facilita el seguimiento de pagos y facturas
Con la ayuda de un software de facturación, puedes llevar un mejor seguimiento de tus facturas. Pero, también, puedes programar recordatorios para que te avisen cuando tus clientes tengan que pagarte o envíen una factura vencida.
¿Por qué usar un software de facturación electrónica?
El uso de programas de facturación electrónica reduce el margen de error en comparación con la contabilidad manual, ya que permite gestionar las finanzas de forma organizada y transparente.
Estas iniciativas también buscan disminuir las tasas de impago y retraso de facturas, así como de impuestos y tasas, además de agilizar los procedimientos de pago y cobro.
El uso de este tipo de tecnología también tiene sentido para la seguridad y el almacenamiento de datos en la nube.
Cómo elegir el software de facturación electrónica que mejor se adapte a tus necesidades
Antes de elegir un programa de facturación, tienes que tener en cuenta estos factores:
- Adaptabilidad: el programa de facturación más óptimo es el que puede adaptarse a las necesidades y preferencias de tu empresa.
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- Sincronía: el programa de facturación ideal debe ser compatible o poder interactuar con el resto de soluciones de gestión que utilice tu empresa.
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- Interacción: debes buscar un software de facturación que sea fácil de usar e intuitivo. Es ideal para establecer un entorno de colaboración seguro y rápido en el que puedas compartir presupuestos, documentos e información con bancos, proveedores y clientes.
¿Qué cualidades hay que priorizar a la hora de elegir un software de facturación electrónica?
Las características más cruciales de un programa de facturación son su amplia cobertura y escalabilidad, con varios módulos que permitan adaptarlo a los requisitos específicos de su empresa. También es fundamental que sea fácil de usar, eficaz y accesible.
El Kit Digital y cómo puede subvencionar la factura electrónica
Si tu empresa quiere implantar sistemas de facturación electrónica, puedes recibir ayudas directas del Kit Digital, un proyecto de financiación europeo que ofrece más de 3.000 millones de euros en subvenciones para la digitalización de las PYMES españolas. Las subvenciones o vales, que cubren la totalidad del coste de la solución, se conceden en función del tamaño de la empresa beneficiaria. Se conceden 12.000 euros a empresas con 10-49 empleados, mientras que 2.000 euros se otorgan a autónomos y micropymes con 0-3 trabajadores.
Tu empresa deberá adquirir programas informáticos para gestionar y generar facturas electrónicas. Además, este software tiene que estar homologado. No obstante, tienes la opción de utilizar proveedores de servicios de facturación electrónica, que también se encargan de archivar las facturas. Asimismo, la Administración española está colaborando con la Agencia Tributaria para ofrecer una solución relativamente sencilla que facilite la transición a la facturación electrónica a todas las empresas y autónomos, además de las soluciones que están comercializando los fabricantes de software.
Con nuestro software ERP, gestiona tus tareas diarias con mayor eficacia
Una opción ideal es el software ERP de Dayfice. Este software es uno de los mejores ERP para PYMES –ya que proporciona materiales y servicios adaptados según tus necesidades–. Además, también tiene una opción de acceso gratuito por 2 años gracias al Kit Digital, si dispones de una empresa de entre 1 a 49 empleados o eres autónomo. Este software ofrece atención al cliente, pudiendo contactar con su servicio en cualquier momento.
El software de Dayfice ofrece una variedad de servicios. Entre ellos, puedes disponer de toda la documentación de tu empresa y de tus empleados cuando y donde quieras. También, podrás gestionar y validar información de los empleados, como vacaciones, bajas y altas, etc. Y es 100% seguro. Las funcionalidades de Dayfice incluyen:
- Control del horario del personal
- Facturación electrónica
- Vacaciones y ausencias
- Gestión de turnos
- Bolsa de horas (incluidas las horas extra y complementarias en tiempo real)
- Simplificación de bajas
Puedes encontrar información más detallada en el siguiente enlace.
Conclusión
En conclusión, un software de facturación electrónica, además de ser necesario para una gestión financiera eficaz, ofrece una amplia gama de herramientas para mejorar la precisión de los datos y la toma de decisiones estratégicas.
La integración de este tipo de software destaca como una táctica crucial para maximizar la eficacia operativa. Las empresas pueden aumentar la productividad, satisfacer los compromisos financieros y agilizar los procedimientos, seleccionando un software como Dayfice, que prioriza la flexibilidad y la conectividad. Invertir en tecnología como el software de facturación es esencial para el éxito a largo plazo en un entorno empresarial dinámico.
Por tanto, éste es el momento de comenzar a implementar estos planes de software de facturación electrónica desde tu departamento de Recursos Humanos de tu empresa. En Occam Agencia Digital, te lo facilitamos todo de forma totalmente segura, con nuestro software ERP Dayfice.
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