Actualmente nos encontramos en una era tremendamente competitiva y en constante cambio. Desde Occam Agencia Digital, consideramos esencial el uso de un ERP para ser capaces de adaptarnos y evolucionar dentro de nuestro mercado.
Implementar un ERP de forma exitosa puede parecer algo complicado, pero sin duda nos aporta unos beneficios clave a la hora de obtener ventajas competitivas. A continuación, vamos a hablar de lo que es un software ERP, su tipología y algunos ejemplos de uso en una empresa.
Un sistema ERP, que significa Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, es un software esencial para gestionar eficazmente una amplia gama de actividades empresariales. Estas actividades abarcan desde la contabilidad, adquisiciones y gestión de proyectos hasta la cadena de suministro, gestión de riesgos y cumplimiento normativo.
Los sistemas ERP se destacan por unificar procesos empresariales y facilitar el flujo de datos entre ellos. Actúa como una plataforma centralizada donde se recopilan y gestionan datos y procesos empresariales. Además, también incluye la gestión del rendimiento empresarial, que ayuda en la planificación financiera y el análisis.
Estos sistemas son esenciales en empresas de todos los tamaños y sectores, puesto que ofrecen un valor significativo al ayudar a tomar decisiones informadas, mejorar la colaboración entre empleados y aumentar la eficiencia.
Resulta complicado definir cuántos tipos de ERP existen debido a que podemos encontrar diferentes clasificaciones. Estos son algunos tipos de ERP.
1. A medida
Son aquellos creados desde la base y de forma personalizada para una empresa concreta. En este caso, se desarrolla un software que atiende a las necesidades específicas de una organización, por lo que está completamente adaptado a ella.
Un ERP a medida es una solución costosa puesto que implica crear todo desde cero, pero ofrece unos resultados tremendamente personalizados y específicos. Suele aplicarse en grandes empresas con un número elevado de procesos y gestiones. Implementar un ERP a medida ofrece beneficios a cualquier tipo de organización.
2. Predefinido
También conocidos como ERP estándar o de serie, se trata de soluciones ya diseñadas y existentes de antemano. Este tipo de software responde a las necesidades comunes de la mayoría de las empresas de un sector. Su principal ventaja es que son más baratas y su implementación es más ágil y veloz, pero su personalización es limitada.
1. En la nube
Este tipo de ERP, también conocido como Cloud ERP, se implementa y ejecuta en servidores remotos y se accede a través de internet. La información se aloja en la nube y todas las operaciones se llevan a cabo desde este entorno. Es por ejemplo el caso de Dayfice, el ERP para digitalizar tu empresa de Occam Agencia Digital.
Se instala en un servidor determinado y se puede acceder a él desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que hace de la accesibilidad una de sus mayores ventajas. Además, ofrece actualizaciones automáticas a la empresa, lo que permite ahorrar tiempo y aumentar la rentabilidad.
2. Local
Es un tipo de ERP que se instala en los servidores de la propia empresa, por lo que solo se puede acceder a la información desde equipos del entramado informático de la empresa. Es una solución con peor accesibilidad, pero que ofrece a la empresa un mayor control ya que todos los datos quedan dentro de los límites de la compañía.
3. Híbrido
Como podemos imaginar, un ERP híbrido ofrece varias soluciones sobre varias plataformas al mismo tiempo. Es perfecto para empresas que quieren conservar funciones dentro de su compañía, pero al mismo tiempo quieren realizar gestiones en la nube.
1. Horizontal
Un ERP horizontal ofrece soluciones para cualquier tipo de industria al trabajar sobre procesos generales en la mayoría de las organizaciones. Se encarga de procedimientos comunes independientemente del sector de la empresa.
2. Vertical
Al contrario del ERP horizontal, el ERP vertical está diseñado para sectores concretos dentro de los que cubre funciones específicas. Este tipo de software incluye módulos definidos para satisfacer las necesidades y requisitos de una industria.
Ofrece una mayor integración y personalización relacionada con las prácticas comerciales específicas de la industria, regulaciones y requisitos. Eso sí, es más complicado de integrar.
1. Grandes empresas
Este tipo de ERP se dirige a empresas muy grandes con muchas divisiones concretas. Son organizaciones que a menudo emplean a numerosos colaboradores, tienen presencia en diversas ubicaciones geográficas y gestionan un amplio flujo de información.
Los sistemas ERP de esta categoría requieren una inversión elevada debido a su extenso nivel de adaptación, lo que limita su disponibilidad a empresas multinacionales y grandes corporaciones.
2. Medianas empresas
Es un tipo de ERP diseñado para satisfacer las necesidades de las empresas medianas que no requieren una personalización tan detallada como las grandes corporaciones. La mayoría de las empresas se encuentran en este segmento.
El coste de este ERP es considerable, pero asequible para las empresas de tamaño mediano. Ofrece un grado significativo de adaptación y responde eficazmente a las demandas de optimización y gestión de procesos.
3. Pequeñas empresas
El sistema ERP dirigido a pequeñas empresas es el más sencillo de poner en marcha y el más económico. Resulta idóneo si dispones de un presupuesto limitado y buscas resultados en una o dos funciones específicas.
Ahora que conocemos los tipos de ERP, vamos a hablar de algunos de los usos que se les puede dar dentro de una empresa.
Optimizar el control de inventario en una empresa es un objetivo clave para poder sacar el mejor rendimiento de nuestra organización. Con la implementación de un software de gestión, es mucho más fácil calcular las metas de inventario y supervisar los productos en el almacén.
Mediante un ERP, es posible ejercer un mayor dominio sobre el inventario gestionando múltiples almacenes y el suministro de mercancías para prevenir la sobreproducción. En consecuencia, se reducen los gastos adicionales de almacenaje.
Otro de los ejemplos de uso de un software ERP en una empresa lo encontramos en las funciones del sistema que permiten una mejor gestión del capital humano. Al incorporar un ERP podemos mejorar la gestión de nóminas, hojas de horas, registros o perfiles laborales. Esto permite aumentar la productividad y sacar el máximo rendimiento de sus empleados.
Como ya sabemos, un ERP es un servicio complementario a otros sistemas, como es el caso del CRM. Son dos softwares totalmente compatibles.
La aplicación de ambos tiene como objetivo mejorar la gestión y el servicio al cliente. Con su puesta en práctica, tendremos un conocimiento absoluto de la facturación y la venta. Además, permite relaciones más personalizadas con los clientes, lo que favorece a acelerar las conversiones.
El software ERP tiene un impacto significativo en las áreas de compras y ventas de una empresa. En el departamento de compras, el ERP automatiza las adquisiciones según las necesidades del inventario, simplificando la identificación de problemas y necesidades del negocio.
En el ámbito de ventas, el ERP optimiza todo el proceso, desde la creación de presupuestos hasta la gestión de facturación y pedidos. Esto aumenta la productividad y mejora la administración de las ventas. Además, al unificar ventas y marketing, se agilizan los flujos de trabajo.
En resumen, este sistema contribuye a identificar errores en los presupuestos, reducir el riesgo de errores y eliminar gastos superfluos.
El último ejemplo de uso de un software ERP en las empresas se trata de la gestión financiera. Un ERP proporciona una visión esclarecida del manejo de gastos, los balances, los impuestos y en resumen del flujo de dinero. En definitiva, facilita la toma de decisiones.
Un sistema ERP que contribuya a la gestión financiera es esencial en cualquier empresa, ya que permite realizar cálculos financieros cruciales, como ingresos, gastos, facturación y control de deudas. También ofrece informes visuales y mantiene la conformidad con las regulaciones fiscales. Por lo tanto, mejora la gestión del capital al brindar una visión completa de la tesorería.
En conclusión, un sistema ERP es esencial para gestionar una amplia variedad de actividades empresariales, desde la contabilidad hasta la gestión de inventario y recursos humanos. Ahora que conocemos la tipología y ejemplos de uso en una empresa, la decisión de qué tipo aplicar y cómo hacerlo solo dependerá de los objetivos y visiones de tu organización.
Un ERP es una herramienta clave para mejorar la eficiencia y la competitividad empresarial, así que, si tienes más dudas acerca de su aplicación, puedes contactar con nuestros expertos.