Reducir costes en una empresa transformando el Back Office

Vivimos en un contexto cada vez más competitivo y complicado donde las empresas aprovechan todos los recursos que tienen a su disposición para reducir costes y mejorar los procesos administrativos. El Back Office es el lugar en el que pueden llevarse a cabo importantes mejoras que después se verán reflejadas en la organización del trabajo y en la oferta de un servicio basado en la excelencia. Quizás, las tareas que se llevan a cabo en esta parte interna de las compañías no sean las más relevantes, pero son imprescindibles para asegurar su buen funcionamiento y reducir costes en una empresa.

¿Por qué la externalización del Back Office puede reducir costes en una empresa?

La externalización o la transformación digital son dos posibles soluciones para la ‘trastienda’ de las empresas. El Back Office es esa parte invisible para los clientes, pero decisiva para las compañías por los servicios de apoyo tan necesarios que aporta. Tenemos la respuesta a la pregunta que te lanzábamos en el título de este apartado. ¿Por qué la externalización del Back Office puede ahorrar costes en las empresas? Por una razón muy sencilla.

Contratar servicios especializados de apoyo hace que la compañía pueda enfocarse en sus tareas, lo que aumenta el valor, reduce los costes y mejora la experiencia de los usuarios. Ya no necesita invertir tiempo y recursos en labores innecesarias, sino que puede agilizarse con plataformas de gestión, o simplemente dejándolo en manos de expertos. Por eso, muchas marcas optan por soluciones BPO. Es decir, el apoyo profesional de empresas que son especialistas en tareas que no se ven pero que son muy importantes para su funcionamiento.

Gracias al desarrollo de soluciones para Back Office, empresas de diferentes tamaños y sectores están transformando su relación con los clientes.

Tareas que se realizan en el Back Office de las empresas

El abanico de actividades que se cuecen en la trastienda de las empresas es muy amplio. Comprende todas las tareas destinadas a la gestión de la propia organización, como las labores comunicativas e informáticas, gestión de recursos humanos, finanzas o contabilidad, entre muchas otras:

• Homologación de proveedores. Es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa, que necesita contar con proveedores solventes y que cumplen con sus obligaciones. Sin embargo, no siempre se cuenta con el personal suficiente para asegurar que los proveedores están realizando sus labores correctamente y que están al corriente de los pagos.
• Tratamiento de facturas de los proveedores. Al tiempo que crece la empresa, también crece el volumen de información y quehaceres administrativos relacionados con pagos, facturas y otras gestiones. Sin embargo, algunas empresas que no cuentan con un departamento contable externalizan este servicio del Back Office.
• Custodia de documentos. Bien a través de softwares de gestión documental, bien con sistemas de protección de datos con cifrado, o bien a través de otro tipo de servicios. La información que almacenamos en las empresas es muchas veces su principal activo, por lo que necesitamos tenerla organizada y protegida correctamente. Por esta razón, muchas compañías externalizan la custodia de sus documentos.
• Gestionar pedidos. La gestión del Back Office se hace muy necesaria en departamentos de cobros y gestión de pedidos, especialmente porque necesitan el seguimiento y la gestión de sus tareas. Las personas que trabajan en esta actividad deben estar al tanto de las llamadas con los clientes, los importes que están pendientes, la autorización para un determinado cobro, etc.

Los negocios de toda la vida quizás sean los que más sienten la llamada de la transformación digital, especialmente en aquellos donde la recogida y el almacenamiento de los datos se realiza de forma habitual (una clínica dental, un despacho de abogados, un centro de salud, etc.).

¿Estás preparado para asumir la transformación digital del Back Office y asegurar unos procesos administrativos eficientes? El cambio puede empezar ahora.

Ventajas de digitalizar las tareas de tu Back Office

A continuación, queremos destacar algunas de las grandes ventajas que están viviendo las empresas que ya han comenzado el proceso de transformación digital en sus negocios:

• Maximiza la productividad en los puestos de trabajo.
• Estandariza toda la empresa, ya que no se trata de una simple optimización, sino de establecer una forma común de trabajar, un modelo de servicio único.
• Acelera el despliegue y adapta la empresa a sistemas y estándares de cooperación.
• Mejora la eficacia de los procesos operativos y las infraestructuras de la compañía.
• Reducen los costes operativos y transaccionales, ya que la automatización ayuda a eliminar el esfuerzo manual innecesario y mejora las capacidades de self-help.
• Mejora los canales de acceso y comunicación y la gestión de los catálogos de servicios.
• Mejora el retorno de la inversión (ROI), este indicador puede beneficiarse de las mejoras en el seguimiento, el monitoreo, la programación y el análisis.
• La empresa puede tener a su disposición una plataforma con la que mejorar continuamente sus servicios.

Si ya has comenzado tu proceso de transformación digital en el Back Office y estás viviendo estas u otras ventajas, te animamos a contárnoslo. Es el momento de mejorar la calidad y reducir los costes en tus trabajos administrativos.