Los eventos en vivo son uno de los canales de marketing más efectivos. A la hora de hablar de un evento exitoso hay muchos elementos a tener en cuenta, como pueden ser la logística, la localización, la seguridad, la iluminación, la gastronomía, etc. Pero hoy nos vamos a centrar en la comunicación y marketing como un factor clave para la organización de un evento exitoso.
¿Qué es el marketing de eventos?
El marketing de eventos se define por las herramientas, técnicas y canales a utilizar para promocionar un evento ante un público objetivo en particular. Hay tres pautas básicas y generales a seguir que deben formar parte de la cronología de la estrategia de marketing de eventos:
- Antes del evento: Antes del evento los esfuerzos se centrarán en dar visibilidad a la marca y al evento, convocar asistentes y captar patrocinadores y exhibidores.
- Durante el evento: En esta fase del marketing para eventos ya no se busca convertir, sino que se pretende activar a los asistentes y potenciar el alcance del evento.
- Después del evento: A pesar de que haya finalizado, las acciones a realizar en esta fase del plan de marketing de eventos también es muy importante porque ayudará a medir su éxito.
Las mejores estrategias para organizar un evento
- Establece los objetivos y propósitos de tu evento. Mucho antes de empezar la organización y planificación de este, debes tener muy claro el propósito y tus objetivos del evento. Para ello, debes encontrar la dirección correcta y evitar que la meta de tu evento sea poco precisa, como por ejemplo decir que solo quieres encontrar más clientes. Puedes seguir un simple pero eficaz concepto: ir a por tu meta SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely por sus siglas en inglés). Igualmente, pregúntate: ¿Cuál es la razón por la que quiero crear el evento?, ¿Qué resultados quiero conseguir con él?, ¿Qué quiero transmitir y cómo lo voy hacer?, ¿A qué público me quiero dirigir?, ¿Tengo los recursos necesarios para organizarlo?...
- Crea contenido atractivo y marca el lugar y las fechas en el calendario. En este punto, debes saber qué tienes que hacer para generar interés en tu evento, fortalecer la percepción de tu marca y aumentar el nivel de afinidad con tu audiencia objetiva. Asimismo, marcarte unos tiempos y unas fechas para conseguir objetivos. Es recomendable que la fecha fijada del evento no coincida con festividades. De la misma forma, ten en cuenta que los mejores meses de celebración suelen ser mayo y octubre, seguidos de junio y noviembre. Por último, el espacio seleccionado debe transmitir, comunicar y empatizar con los valores de tu marca y la zona que albergue el evento debe ser accesible (transporte público, buena localización, parking, etc.)
- Crea una página web profesional. Una de las mejores maneras de promocionar tu evento profesional para generar interés en tu audiencia es crear una página web. Para lograr mejores resultados a largo plazo, puedes mejorar el posicionamiento orgánico de tu web en Google mediante estrategias de SEO.
- Llega a tu audiencia a través del email marketing. Según un estudio de Hubspot, el 40% de los comerciantes afirman que la mejor manera de promocionar un evento es mediante emails. Con una herramienta eficiente como el email, puedes llegar a tus clientes actuales y a sus contactos haciendo una newsletter llena de contenido convincente para hacerles saber con anticipación por qué deben aceptar la invitación y asistir al evento.
- Promociona tu evento en RRSS. Las redes sociales se han convertido en una herramienta esencial para las personas y para las empresas. Estas proporcionan muchas herramientas útiles para hacer posible la difusión de nuestro evento. Escoge bien las redes sociales que vayas a utilizar en tu estrategia de marketing para eventos, ya que debes tener en cuenta que no todas las plataformas sirven para lo mismo y no todos los públicos están en las mismas redes.
- Escoge un hashtag representativo del evento. Una vez hayas seleccionado las redes sociales adecuadas, llega la hora de elegir el mejor hashtag. Este aspecto es muy importante ya que supone una forma perfecta de generar conversación en torno a tu evento.
- Organiza tu evento online. Una de las mayores tendencias actuales que vemos durante los eventos en vivo, es la iniciativa de crear una oportunidad para integrar a quienes no pueden asistir mediante una transmisión en vivo. Es una gran forma de mostrar interés a toda tu audiencia y ofrecerles fascinantes maneras de conectar entre ellos. Del mismo modo, los eventos con transmisión online te permitirán involucrar a los clientes actuales y potenciales en la sala, al mismo tiempo que amplían el alcance de tu mensaje a aquellos que no pueden asistir.
Recuerda que la fama de un evento está muy unida a su difusión. Por eso, seguir estas 7 estrategias es fundamental a la hora de crear tu próximo evento y que este consiga ser un éxito rotundo.
