Conforme avanza la historia avanza la tecnología. Con las novedades que estamos viviendo de la mano de la digitalización se evidencian nuevos hábitos, es por esto por lo que cada vez es más común realizar trámites administrativos de manera remota. Es decir, mediante el uso de la firma digital.
El empleo de la firma digital en la formalización de contratos, por ejemplo, cada vez está siendo más común. Es considerada una herramienta cómoda y fácil de usar, además está garantizada de seguridad y regulada dentro de su marco jurídico correspondiente.
En la actualidad surgen muchas preguntas acerca de la firma digital y la protección de datos, un tema muy sonado recientemente, ya que con las últimas legislaciones y normativas se ha visto reforzada la ley de protección de datos de cara a la huella digital que dejamos los seres humanos cada vez que navegamos en internet.
En el artículo que vas a leer te explicaremos todo lo que debes saber sobre la estrecha relación entre la firma digital y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). ¡Comenzamos!
Para ir comprendiendo poco a poco todos estos conceptos debemos comenzar por conocer qué es la ley de protección de datos.
La conocida ley de protección de datos es una norma impulsada en 2018 por el Gobierno de España incluida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), establecida en al año 2016 en Europa que sustituye a la LOPD que era la que estaba vigente con anterioridad a nivel europeo.
Esta ley aparece y está enfocada principalmente en el uso diario de las empresas de los datos personales de clientes y miembros del equipo, tales como DNI, número de teléfono, entre otros. En definitiva, la ley de protección de datos es una manera de asegurar nuestra información más personal de cara al uso comercial que se le pueda dar, por ello aquí entra en escena el uso de la firma digital que proporcionará aún más seguridad a este tipo de procedimientos.
Debemos tener claro ya aquí que la firma digital, como hemos mencionado en anteriores artículos del blog, es totalmente válida para emplearla en la formalización de documentos y cuenta con todas las garantías jurídicas.
Teniendo en cuenta que el proceso de formalización de contratos es el paso final para cerrar cualquier acuerdo administrativo entre empleador y empleado, utilizar en este paso la firma digital es una manera de mejorar y agilizar los procesos en lo referente a la contratación y toda la bienvenida del nuevo talento a la empresa.
En resumen, la firma digital es la firma electrónica más avanzada y segura que cumple toda la normativa vigente y ofrece altos niveles de seguridad, protegiendo de este modo la identidad de cada firmante. Además:
Todos estos aspectos referentes a la seguridad evidencian la estrecha relación que guarda el empleo de la firma digital y la ley de protección de datos vigente en España, que salvaguarda los datos y la integridad de todos los sujetos firmantes. Por ello, a continuación, vamos a exponer en parte la legislación que se debe cumplir para que la validez de la firma electrónica vaya en sintonía con la ley de protección de datos.
En primer lugar, debemos tener en cuenta que para cumplir con la ley de protección de datos la organización debe tener el consentimiento del usuario en el momento que este introduce cualquier dato en nuestra web o formulario.
De esta forma, el consentimiento es la aprobación por parte del cliente para poder gestionar cualquier dato referente a su persona, por ello el empleo de la firma digital sería la metodología de consentimiento más eficaz ya que muchos datos se reflejan en el momento de la firma del contrato.
En cuanto a su marco jurídico, la firma digital está regulada a nivel europeo por el Reglamento eIDAS que establece los tipos de firmas electrónicas existentes, sus características y marcos de actuación. Dentro de este reglamento se distinguen tres tipos:
Si nos centramos en España, nos encontramos que la firma digital está regulada en la Ley 6/2020, cuyo objetivo es evitar que existan vacíos normativos e incompatibilidades con el Reglamento eIDAS.
De manera resumida, la formalización de documentos con la firma digital debe tener en cuenta una serie de normas expuestas en estas leyes ya mencionadas, tales como:
En definitiva, es fundamental consultar con profesionales legales especializados en protección de datos para asegurarte de que tu implementación de firmas digitales cumple con todas las leyes aplicables.
Además, al evidenciar la validez de las firmas digitales en los contratos y documentos legales y su estrecha relación con los mecanismos de seguridad impuestos por la ley de protección de datos del país, tu empresa ya tiene las bases para comenzar a contar con estas herramientas que, sin duda, van a agilizar mucho algunos de los procesos de la empresa.
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