En numerosas ocasiones hemos mencionado que la digitalización de las empresas se ha convertido en un paso más en la construcción de un nuevo negocio.
Las nuevas herramientas se han ido popularizando y se han convertido en un ítem más que necesario para la organización de la empresa, siempre en pro de la productividad y el rendimiento de todos y cada uno de los miembros del equipo de manera eficiente y efectiva.
Aquí reside la importancia de contar en tu área de RRHH con un software ERP (Enterprise Resource Planning) que cumpla con las necesidades de la empresa. Pero ¿cómo lo integro en mi área de Recursos Humanos? Es muy fácil, continúa leyendo para saber más sobre el software ERP.
Motivos para integrar un ERP de Recursos Humanos
Un ERP es una herramienta o software que ayuda a las empresas a controlar los flujos de información que se generan dentro del negocio. En resumen, es un sistema de planificación de recursos empresariales que integra y gestiona las principales funciones y procesos de una organización en un único sistema.
Estos sistemas permiten a las empresas automatizar y gestionar de manera eficiente sus procesos comerciales, financieros, de recursos humanos, logísticos y más. Por ello, es esencial en la actualidad integrar una herramienta de este estilo en la gestión efectiva de tu empresa y beneficiarte de las características de estas herramientas, tales como:
- Centralización de datos y procesos en un mismo sistema, garantizando la fluidez y la coherencia de datos en toda la empresa.
- Mejora considerable de la productividad, al automatizar esas tareas manuales y rutinarias el ERP proporciona información en tiempo real que ayuda en la toma de decisiones y permite al equipo centrarse en tareas más estratégicas.
- Toma de decisiones basada en análisis de datos.
- Gestión financiera efectiva en aspectos como la contabilidad, la facturación, la gestión de activos y la planificación presupuestaria.
- Optimización del inventario al llevar un análisis exhaustivo de lo que se va gastando en cuanto a materiales.
- Mejoras en la comunicación interna y externa de la empresa.
- Facilita la distribución de roles y gestiona efectivamente turnos y horarios.
- Adaptabilidad y escalabilidad, estos sistemas siempre están en constante evolución y actualización en función de las necesidades de la empresa.
En resumen, un ERP es una herramienta integral que ayuda a las empresas a gestionar sus recursos de manera eficiente, mejorar la toma de decisiones y adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. Conociendo esto, es hora de implementar un ERP en tu empresa y aprovechar los beneficios que este ofrece.
6 pasos para integrar un ERP de Recursos Humanos
Integrar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) en tu sistema de recursos humanos puede ser un proyecto complejo, pero puede proporcionar eficiencia y coherencia en la gestión empresarial. Aquí hay algunos pasos generales que puedes seguir para integrar un ERP en tu sistema de recursos humanos:
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Conoce y evalúa las necesidades de tu empresa
Realiza un análisis exhaustivo de los procesos actuales de RRHH para identificar áreas de mejora que requieren de un ERP. Para ello, debes determinar las características y funcionalidades específicas que necesita tu empresa en un sistema ERP.
Una vez analizadas bien las necesidades de la empresa busca e implementa un ERP que se adapte a las necesidades de tu empresa y que incluya módulos específicos para la gestión de recursos humanos, para ello necesitas llegar a un entendimiento entre el equipo que desarrolla la herramienta.
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Planificación del proyecto del ERP de Recursos Humanos
Una vez vista la necesidad de implementar un ERP para RRHH, desarrolla un plan detallado que incluya plazos, recursos necesarios y asignación de responsabilidades. Aquí se definirán todas las actividades que se requieren para el proyecto con sus plazos asignados de principio a fin.
El hecho de organizar todos los recursos en base a las tareas estimadas es un punto bastante importante del que partir para que la adaptación al nuevo ERP sea más efectiva por todo el equipo, ya que al tener estas tareas bien distribuidas la evaluación del progreso del proyecto será mucho más precisa.
Por último, en este paso identifica y mitiga posibles riesgos, haciendo pruebas en sus primeros días para comprobar que esta herramienta es la ideal para tu empresa y apruebes su correcto funcionamiento desde el principio.
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Capacita al personal del equipo
Realizar formaciones específicas es sinónimo de garantizar que todos se sientan cómodos con el nuevo sistema, así como aumentar su experiencia y conocimiento.
Por ello, debes proporcionar la capacitación adecuada al personal que utilizará el nuevo sistema ERP, una vez proporcionada esta información asegúrate de que todos comprendan los cambios y estén preparados para utilizar las nuevas herramientas, para evitar el rechazo por parte del equipo y por consecuencia una bajada de la productividad.
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Migración de datos
Evalúa la infraestructura tecnológica existente y asegúrate de que sea compatible con el nuevo sistema ERP y seguidamente configura la integración técnica entre el sistema de recursos humanos y el ERP.
Después comienza la mudanza, y es que la migración es sin duda uno de los pasos más importantes en el proceso de implementación, traspasando los datos críticos de recursos humanos al nuevo sistema. Asegúrate de que los datos sean precisos y estén actualizados y realiza pruebas para garantizar la integridad de los datos después de la migración.
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Puesta en marcha y seguimiento
Una vez instalado personaliza el ERP según las necesidades específicas de recursos humanos de tu empresa. Es el momento de ajustar los flujos de trabajo, formularios y procesos para optimizar la eficiencia.
A partir de aquí es importante llevar un control del proyecto con respecto al cumplimiento del plan, objetivos, misión y visión del equipo, además de tener en cuenta los análisis de datos que proporciona el ERP de cara a la toma de decisiones en vistas de mejorar siempre la calidad de la producción y el proyecto.
Además, es importante implementar el sistema en fases o en etapas para minimizar interrupciones en las operaciones diarias y que no sea una sobredosis de información que dificulte la adaptación por parte del personal.
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Monitoreo y actualizaciones constantes
Cuando el equipo ya se ha adaptado al ERP de Recursos Humanos, debemos tener en cuenta que hay que proporcionar soporte continuo después de la implementación y establecer mecanismos para recopilar comentarios y realizar ajustes según sea necesario.
Es muy importante monitorear el rendimiento del sistema ERP y realizar mejoras según sea necesario, para así mantener la herramienta actualizada en pro de la mejora continua, basada en la retroalimentación y los resultados operativos.
Recuerda que la integración de un ERP es un proceso que requiere una planificación cuidadosa y una ejecución disciplinada. Involucrar a los usuarios finales y obtener su retroalimentación durante todo el proceso también es crucial para el éxito de la implementación.
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