En todos los aspectos de la vida es necesario llevar una buena organización, tanto a nivel personal como profesional. Es por esto por lo que, en el ámbito empresarial es muy importante llevar de forma organizada cada uno de los pasos que se realicen dentro del negocio.
Una buena organización ayuda a que todos los trabajadores trabajen en armonía por el crecimiento continuo y constante de la empresa, desarrollando para ello planes efectivos para la productividad de la empresa. Y aquí es donde gana protagonismo el organigrama que es una herramienta que permite crear un plan diario ordenado para alcanzar correctamente los objetivos de la empresa. ¿Quieres saber más? ¡Continúa leyendo!
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización o empresa. Se utiliza para mostrar las relaciones jerárquicas y funcionales entre los diversos elementos que componen la entidad, como departamentos, unidades, cargos y personas. En otras palabras, un organigrama proporciona una visión de la cadena de mando y la distribución de responsabilidades dentro de una organización.
Este tipo de herramientas son una gran ayuda para el departamento de Recursos Humanos de la empresa y para la administración interna, ya que muestran los nombres de cada uno de los trabajadores y el rol concreto que desempeñan. Los elementos que componen el organigrama están en constante cambio según las necesidades de la empresa como:
- Creación de nuevos proyectos
- Ascenso de trabajadores
- Contratación de nuevos talentos para la empresa.
¿Para qué sirven los organigramas?
El principal objetivo de estructurar la empresa con un organigrama es tener una visión clara de cómo está estructurado el negocio, al mostrar la distribución de roles y funciones al resto del equipo. Además, también sirven para ubicar bien a los nuevos empleados que tenga la empresa para que conozcan todos los roles y nombres de la empresa, así como para saber donde encajarían mejor.
La clave es hacer un organigrama lo más visual posible con fotografías o esquemas, que hagan más fácil la identificación de las figuras responsables para establecer una buena comunicación interna en la empresa. En resumen, un buen organigrama debe facilitar que, de un simple vistazo, sea posible determinar el nivel en el que nos encontramos para saber el grado de responsabilidad recae sobre nosotros como trabajadores.
En definitiva, los organigramas sirven para:
- Visualización de la estructura organizativa. Un organigrama muestra la relación entre diferentes niveles jerárquicos, departamentos y empleados.
- Asignación de roles y responsabilidades. Esta herramienta permite identificar fácilmente las funciones y responsabilidades de cada departamento. Esto es útil para evitar confusiones y asegurar que cada persona conozca su rol y responsabilidades.
- Facilitación de la comunicación interna al mostrar quién reporta a quién y cómo se distribuyen las responsabilidades.
- Ayudan a mejorar la toma de decisiones estratégicas ya que ayudan a comprender la distribución de recursos, identificar áreas de mejora y optimizar la eficiencia organizativa.
- Ayuda en la planificación a largo plazo y el desarrollo de la organización al proporcionar una representación clara de cómo puede evolucionar la estructura para adaptarse a cambios en el entorno empresarial.
¿Cómo funciona un organigrama empresarial? Pasos que debes tener en cuenta
Un organigrama empresarial funciona como una representación visual de la estructura organizativa de una empresa, mostrando las relaciones jerárquicas y funcionales entre sus diferentes componentes. Para ponerlo en funcionamiento la empresa se deben tener en cuenta estos aspectos clave:
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Jerarquía y niveles
Los organigramas representan la jerarquía dentro de una organización mediante la disposición de los elementos en diferentes niveles. La cadena de mando se estructura a través de niveles donde los superiores suelen representar a la alta dirección, mientras que los niveles inferiores muestran a los empleados de base.
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Segmentación de departamentos y unidades
Los diferentes departamentos y unidades funcionales de la empresa se representan mediante cajas o bloques en el organigrama. Cada uno de estos bloques indica un área específica de responsabilidad, como ventas, marketing, finanzas, recursos humanos, etc.
Cada departamento cuenta con un responsable que coordina a los empleados de su equipo y tiene contacto directo con el nivel superior del organigrama. En resumen, cada departamento es un pequeño organigrama dentro de uno grande que engloba a la empresa.
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Definición de roles y tareas
Es fundamental que cada uno de los trabajadores dentro del organigrama empresarial tengan correctamente definido su rol en la organización. De este modo, cada empleado tiene tareas y responsabilidades a su cargo, de acuerdo con los objetivos de la empresa.
Esto ayuda a realizar un análisis de las cargas de trabajo y a conocer rápidamente a quién debemos acudir en función de la necesidad. Cada posición en el organigrama tiene un título o nombre asociado, lo que ayuda a identificar los roles y responsabilidades de cada persona dentro de la empresa.
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Establecer conexiones y líneas de reporte para una buena coordinación y comunicación
Es decir, visualmente son las líneas que conectan las cajas en un organigrama indican las relaciones de reporte. Estas líneas reflejan la cadena de mando y las relaciones de supervisión y cómo se comunica la información dentro de la empresa, ya sea entre departamentos, con superiores o dentro del propia área.
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Ser conscientes de la evolución y adaptabilidad del organigrama empresarial
Un organigrama puede cambiar con el tiempo para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa. Esto puede incluir la creación o eliminación de departamentos, cambios en la estructura jerárquica y la adición de nuevos roles.
Además, esta herramienta debe proporcionar una visión global real de la organización para que los miembros de la corporación sean conscientes de sus posibilidades reales de movilidad interna, es decir hacia donde pueden ascender.
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Debe ser útil para la toma de decisiones
El organigrama de tu empresa debe servir como herramienta útil para identificar las tareas que están en curso, así como para extender la visión de nuestro proyecto creando nuevas ramas, es decir nuevas estrategias para el negocio.
Puesta en práctica del organigrama de la empresa
Para hacer un organigrama de empresa efectivo debemos contar con el departamento de recursos humanos para su realización, además este tipo de herramientas proporcionan un aire de transparencia en la empresa y facilitan los flujos de comunicación.
El departamento de RRHH a la hora de hacer el organigrama deberá repartir equitativamente las tareas con claridad y transparencia, promoviendo siempre la colaboración, la organización y la estabilidad. El organigrama debe ser fácil de entender, por ello en la actualidad Recursos Humanos se ayuda de los softwares de gestión que existen para agilizar todos estos procesos.
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