Así, de forma rápida, los sistemas BackOffice son aquellas operaciones que realizan las empresas y que no tienen nada que ver con los clientes. Y aunque no influyen directamente en los ingresos o en la rentabilidad, son fundamentales para el buen funcionamiento. ¿Lo tienes claro? Hoy queremos contarte por qué esta importancia y el verdadero papel del BackOffice.
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Sistemas BackOffice: importancia en el crecimiento de las empresas
Pese a que es un departamento en el que se trabaja sin el cliente en línea, necesita agilidad y eficiencia para el buen funcionamiento de la empresa, un punto en el que cobra especial importancia la profesionalidad para gestionar incidencias. El BackOffice está compuesto por equipos y coordinadores en los que se mide la productividad y la calidad de sus funciones, tal y como sucede también en el FrontOffice.
Por lo general, las personas encargadas de darle vida al BackOffice de las empresas se guían por los números de incidencias y los mails de clientes para administrar sus tareas y saber qué tienen que hacer. Sin embargo, este es un proceso que necesita mucha agilidad. Las tecnologías están trayendo consigo la opción de trasladar estas labores al entorno digital y hacer de este proceso una actividad rápida y sencilla que influye directamente en la satisfacción y la confianza de los clientes.
¿Qué servicios o tareas presta el BackOffice en las empresas?
Tan importante es desarrollar eficazmente las tareas como responder las llamadas de los clientes. La facturación, las tareas administrativas y las relacionadas con los RRHH, la documentación, el seguimiento a través de llamadas y correos electrónicos, la verificación de los datos, la gestión de los pedidos, la digitalización, la gestión de documentación electrónica, entre otras, son funciones que le corresponden al equipo de BackOffice.
Las ventajas que obtiene este departamento cuando apuesta por la digitalización de sus tareas tienen mucho que ver con la mejora de los procesos, el seguimiento correcto de las labores y su aplicación a cualquier empresa.
Las compañías no solo necesitan una facturación y administración de calidad, sino que también han de tener una comunicación fluida y transparente con los clientes, y en eso tiene mucho que ver el BackOffice. Su importancia no solo radica en estos puntos, sino también en la estructura que constituyen para que la empresa pueda apoyarse.
Importancia de los sistemas BackOffice a modo de conclusión
Gracias a los avances tecnológicos y las herramientas de gestión documental, aplicaciones web para la gestión de la contabilidad etc., las compañías están logrando verificar el control de los pedidos, recuperar datos, aumentar la eficacia, una comunicación fluida entre los distintos departamentos y simplificar sus tareas. Y no es de extrañar que esto esté pasando, pues para obtener buenos resultados es fundamental que las empresas estén adaptadas a las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC).
Tampoco es de extrañar que muchas empresas estén externalizando sus servicios de BackOffice por medio de la digitalización, pues están logrando grandes ventajas: minimizar los tiempos, focalizar sus actividades en las tareas que de verdad importan, tener personal cualificado, reducir los costes administrativos, etc. Las empresas especializadas en la gestión del BackOffice cuentan con el conocimiento suficiente para tratar con calidad la gestión de los procesos de negocio. Como consecuencia, alcanzan una mayor eficiencia y el ahorro de costes.
¿Cómo estás gestionando tu contabilidad? ¿Qué haces con los datos que almacenas? ¿Cómo gestionas tus archivos? ¿Y la supervisión del cumplimiento de la normativa?
