Muchos países, entre ellos España, están eliminando progresivamente las facturas en papel a medida que avanza este 2024, y exigiendo, en su lugar, la facturación electrónica. Este movimiento normativo es un intento de promover prácticas sostenibles, reducir el fraude fiscal y aumentar la transparencia, además de reflejar el uso de tecnologías más eficientes.

El trabajo a distancia y otras limitaciones han hecho necesarias las soluciones digitales para garantizar la continuidad de la actividad. Este asunto ha demostrado lo importante que es la digitalización –especialmente para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) –, así como la rapidez con que uno puede adaptarse a nuevas formas de trabajo.

Continúa leyendo si quieres saber todo lo que necesitas sobre la factura electrónica. ¡Empezamos!

España y la factura electrónica

Las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME), gestorías y autónomos pueden utilizar programas de facturación electrónica como el que cuenta Occam: Dayfice, nuestro software ERP que cuenta con la funcionalidad de firma electrónica.

Entre 2024 y 2025, la facturación electrónica será obligatoria; este cambio se rige por la Ley Crea y Crece. Esta ley tiene como objetivo apoyar y fomentar la creación y el crecimiento de empresas con un enfoque en la digitalización.

La factura electrónica siempre ha sido obligatoria para las operaciones con la Administración Pública, pero esta nueva normativa la hará imprescindible para todas las operaciones comerciales de empresas y autónomos.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica sigue siendo principalmente una factura. En otras palabras, tiene las mismas consecuencias legales que una factura en papel. Recordemos que una factura sirve como prueba de la entrega de productos o la prestación de servicios.

Una factura que se envía y recibe electrónicamente se conoce como factura electrónica.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. 

Tipos de facturas electrónicas

Como empresa es conveniente distinguir entre dos tipos de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos que pueden enviarse a través de redes de comunicación electrónica, como es Internet. El formato estructurado se diferencia del no estructurado en que facilita el tratamiento automatizado.

1. Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado pueden ser creadas automáticamente por los sistemas informáticos del emisor para la facturación, y también pueden ser procesadas automáticamente por los sistemas informáticos del receptor para la contabilidad y el pago. Algunos formatos estructurados incluyen EDIFACT, UBL, Facturae y otros formatos que utilizan el lenguaje XML.

2. Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado son simples imágenes, por lo que procesarlas para introducirlas en los sistemas informáticos del destinatario implica un trabajo manual o un procedimiento caro y a menudo parcialmente automatizado como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Se trata de archivos PDF y facturas en papel escaneadas. 

Normativa legal para empresas 

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el  Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Las directrices esbozadas en este reglamento se aplican tanto a las facturas en papel como a las electrónicas. Se regulan en el Reglamento:

1. Obligación de expedir factura.
2. Tipos de factura: completa u ordinaria y simplificada.
3. Expedición por terceros.
4. Contenido de la factura.
5. Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
6. Especificidades de la factura electrónica.
7. Plazos.
8. Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
9. Regímenes especiales.
10. Conservación.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• A través de los controles de gestión habituales de la empresa o el sector de actividad del sujeto pasivo, siempre que dichos controles permitan establecer una pista de auditoría fiable que establezca el vínculo esencial entre la factura y la prestación de los bienes o servicios que registra.

9 ventajas que necesitas saber sobre la factura electrónica

1. Acorta los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
2. Reduce los errores humanos.
3. Elimina costes de impresión y envío postal, mejorando así positivamente al medio ambiente.
4. Facilita un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
5. Reduce el espacio necesario para su almacenamiento.
6. Mejora el servicio al cliente.
7. Facilita su lucha contra el fraude
8. Integra la factura con los sistemas informáticos corporativos para mejorar significativamente su administración.
9. Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

El Kit Digital y cómo puede subvencionar la factura electrónica

Con casi 3.000 millones de euros en subvenciones para la digitalización de las PYME españolas, el plan de financiación europeo Kit Digital ofrece apoyo directo a las empresas que deseen implantar sistemas de facturación electrónica. El tamaño de la empresa beneficiaria determina la cuantía de las subvenciones o bonos, que cubren la totalidad del coste de la solución. La cuantía para empresas de 10 a 49 empleados es de 12.000 euros, mientras que para autónomos y micropymes de 0 a 3 empleados se conceden 2.000 euros.

Las empresas tendrán que adquirir un programa informático para gestionar y crear facturas electrónicas. Además, se requiere la aprobación de este software. Asimismo, tienen la opción de utilizar proveedores de servicios de facturación electrónica, que también se encargan del almacenamiento de las facturas. Por otra parte, además de las herramientas que están comercializando los fabricantes de software, la Administración española está trabajando con la Agencia Tributaria para desarrollar una solución muy sencilla que facilite a todas las empresas y autónomos el paso a la factura electrónica.

Conclusión

Ahora es el momento de comenzar a implementar estos planes de facturación electrónica desde el departamento de Recursos Humanos de tu empresa. En Occam Agencia Digital, te lo facilitamos con Dayfice, nuestro ERP de gestión empresarial, donde todos los datos de la empresa pueden almacenarse de forma totalmente segura.

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