Con la aprobación de la Ley Crea y Crece de septiembre de 2022 y su entrada en vigor en octubre del mismo año, ahora en el año 2024 las prórrogas respecto a la emisión de factura electrónica por parte de los autónomos están llegando a su fin.
Tras la última actualización, se contempla en la norma la obligatoriedad del uso de la factura electrónica para todas las empresas sea cual sea su tamaño (incluyendo ya aquí a los autónomos).
Con el objeto de evitar y prevenir el fraude fiscal ya se ha establecido fecha límite: a partir del 1 de julio de 2025 las empresas que facturen menos de 8 millones de euros deberán remitir a la institución las facturas de manera instantánea.
Teniendo en cuenta que los negocios que facturan ya más de 8 millones de euros al año ya realizaban este procedimiento desde 2017, la buena nueva va dirigida a las pequeñas empresas, autónomos y startups.
Te estarán surgiendo muchas dudas respecto a la facturación electrónica, por ello en este artículo te exponemos todo lo que debes saber para estar al día. ¡Vamos allá!
Primero de todo ¿qué es la factura electrónica?
La factura electrónica en su definición técnica, según el Reglamento de Facturación 1619/2021, es ''aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.
En otras palabras, es un documento emitido a través de un software informático que debe cumplir con una serie de requisitos técnicos. Dichos requisitos son:
- Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón social completa
- Número y serie de la factura
- Fecha de expedición de factura y fecha en que se llevan a cabo las operaciones comerciales recogidas en ella
- Tipo de factura expedida (simplificada o completa)
- Descripción de las operaciones e importe total de la factura
- Régimen o regímenes aplicados del IVA o de otras operaciones con trascendencia tributaria
En el momento de la emisión de la factura electrónica, además de incluir todo lo mencionado, esta debe estar respaldada por una firma electrónica que garantice su autoría y seguridad, y un “hash” que es una especie de huella que llevan las facturas que es única y la vincula con los demás documentos fiscales anteriores a esta.
¿Es obligatorio emitir una factura electrónica?
La ley Crea y Crece, como hemos mencionado anteriormente, se aprobó y entró en vigor en 2022, pero en lo que refiere a la emisión de las facturas electrónicas aún no hay fecha concreta, ya que la propia norma incluyó que comenzaría a funcionar tras su desarrollo reglamentario. Con lo dicho, el reglamento descrito en el Real Decreto de la ley 18/2022 incluyó en junio de 2023 que será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional:
- En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros. En la actualidad se estima que esto suceda a comienzos de 2025.
- En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.
Este reglamento salió a consulta pública en marzo de 2023 y aún no ha comenzado a correr el plazo de dos años (o uno si la empresa tiene una facturación superior a ocho millones de euros al año).
Meses después, en octubre de 2023, el Ministerio de Economía anunció que los autónomos tendrán un año de margen para adaptarse después de la publicación del reglamento. Tanto que como hemos mencionado antes: a partir del 1 de julio de 2025 las empresas que facturen menos de 8 millones de euros deberán remitir a la institución las facturas de manera instantánea.
La novedad más relevante que influye a los empresarios autónomos es la obligación de emitir un código QR en las facturas. Hacienda obliga al sector a emitir esto para mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales y facilitar el control por parte de las autoridades. El QR deberá contener información detallada de las facturas permitiendo su verificación instantánea y eficiente por parte de la autoridad fiscal.
En definitiva y respondiendo a la pregunta que titula este apartado. Sí es obligatorio emitir factura electrónica para aquellas empresas que facturan grandes cantidades de dinero desde 2017, y a partir de 2025 y 2027 aproximadamente será obligatorio para todas las empresas independientemente de su tamaño.
Tanto que, si no se cumple, las empresas se podrían enfrentar a multas de hasta 10.000 euros y podrían ser vetadas de acceder a optar a ayudas, subvenciones y concursos.
Novedades respecto a la facturación electrónica en la Ley Antifraude
La Ley Antifraude, que lleva en vigor desde el 2021, ha introducido medidas que afectan directamente a la facturación electrónica de autónomos y empresas. Con esta norma además de todo lo mencionado anteriormente, a la hora de seleccionar el software que te ayudará en la emisión de facturas electrónicas deberás tener en cuenta los aspectos legales que este debe cumplir.
La ley antifraude también conocida como Ley 11/2021, de medidas contra el fraude fiscal, recoge principalmente la lucha contra el fraude fiscal para aumentar el control tributario de las empresas e incentivar el cumplimiento voluntario. Dentro de la norma hay unas líneas que afectan directamente a los autónomos tales como:
- Aumento del control sobre las operaciones y las ventas de los negocios: fundamentalmente se basa en la medida de limitación de pagos permitidos en efectivo a 1.000 euros y un endurecimiento de la lucha contra los programas que hacen dobles contabilidades. Si se incumple, la sanción sería de un 25% respecto a la cuantía de la operación.
- Aumento de la investigación a los contribuyentes por parte de Hacienda: es decir, las investigaciones sorpresa por parte de los inspectores de Hacienda en domicilios fiscales de autónomos o particulares en búsqueda de indicios de fraude fiscal.
- Incentivos respecto al cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias: en la nueva actualización de la norma se redujeron los recargos por presentar impuestos fuera de plazo.
En definitiva esta ley tiene como objetivo evitar, por un lado, los cobros en efectivo sin registro y, por otro lado, el registro de transacciones con emisión de facturas que son eliminadas con los conocidos software de doble uso.
Los software de doble uso son programas (obviamente con un funcionamiento totalmente fuera de lo legal) que permiten tener una contabilidad para Hacienda y otra oculta o en “B” que no se declara a la institución.
Con esta premisa, la visión de la Ley Antifraude es penalizar el uso y producción de este tipo de softwares. Cuyas sanciones pueden oscilar entre 50.000€ por anomalías puntuales o 150.000€ para las empresas fabricantes de este tipo de software por cada año de ventas.
Desde la aprobación y puesta en vigor de la actualización de la norma el 5 de diciembre de 2023, las empresas de desarrollo de software tienen 9 meses para adaptarse a la norma hasta el 5 de septiembre de 2024. Por el contrario, los empresarios y autónomos deberán estar al corriente de la norma a partir del 1 de julio de 2025.
Aquí viene la estrecha relación que guarda esta norma con la Ley Crea y Crece, ya desarrollada en este artículo, cuyo principal objetivo es fomentar la creación de empresas de manera sostenible con el apoyo de las nuevas herramientas que ayudan a los negocios a adaptarse al entorno digital.
Por ello, si la relacionas con la Ley Antifraude comprendemos la necesidad de implementar un software de gestión que ayude con la facturación de la empresa acorde a la norma que prohíbe la doble facturación y los cobros en “B” a espaldas de la fiscalía.
Recuerda: comienza a implementar un software que te ayude en la gestión administrativa y contribuya a que tu negocio sea lo más transparente posible acorde a la ley.
Los softwares informáticos para gestionar la emisión de las facturas electrónicas son la base
Las facturas electrónicas solo son legibles a través de sistemas informáticos, por eso los largos plazos de implementación de estas nuevas normas ya que no todos los particulares cuentan con estas herramientas de gestión en sus empresas.
Se prevé que a corto plazo el gobierno ponga a disposición de todos una herramienta pública y gratuita que ayude a descifrar el formato de estos archivos fiscales. De este modo, las empresas desde su gestión tienen una tregua para poder implementar un software de gestión empresarial que el departamento de recursos humanos sepa gestionar, asimilar y aprender a aplicarlo en su día a día.
Además el plan de la Unión Europea referente al Kit Digital también acoge la nueva norma de la Ley Crea y Crece, gracias al Kit podrás solicitar una subvención (acorde al tamaño de tu empresa) que te ayudará a crecer tecnológicamente y a poder adquirir todo lo referente para estar al día como marca y en el entorno legal.
No es una elección fácil, ya que no todos los softwares de gestión existentes funcionan para todas las empresas. Debes hacer un análisis y comparar para ver cuál es más cómodo, siempre teniendo en cuenta las necesidades de tu negocio, además de que beneficie y agilice toda la tramitación administrativa de las facturas de tu sociedad.
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