¿Alguna vez te has preguntado por qué un back office puede mejorar la comunicación y el trabajo internos de una compañía? En este post vamos a compartir contigo las razones por las que muchas empresas están renovando su back office y por qué tú también deberías invertir en él. Recuerda que esta parte de la organización engloba las labores de gestión de los procesos administrativos, el seguimiento de clientes, la gestión de recursos humanos, la contabilidad, etc.
El back office de tu compañía debe ser limpio e intuitivo para mejorar el espacio de trabajo. En un contexto como el actual, las empresas están aprovechando todos sus recursos para disminuir costes y hacer posible el trabajo colaborativo a través de aplicaciones. Es el caso de aquellas empresas que apuestan por el desarrollo de un back office de gestión colaborativo para una aplicación web de reservas online, por ejemplo.
Veamos de qué se trata.
Imagina por un momento que tu empresa necesita gestionar a diario facturas, clientes, etc., para gestionar todas las reservas online que se llevan a cabo en la empresa. El objetivo es permitir y facilitar el acceso al sistema de los distintos participantes en el proceso para poder interactuar entre ellos de una forma enriquecedora y colaborativa. De esta manera, se va a trabajar el back office para crear el acceso desde un navegador web, lo que permitirá:
De esta forma, también se contribuye a la interacción entre los distintos usuarios a través de canales internos, chats, correo electrónico, etc. Dar el salto del back office a la app no solo aportará valor al negocio, sino que facilitará las acciones de gestión sobre los clientes, usuarios y facturas, entre otros.
En esta aplicación, se van a definir 4 interlocutores principales: administradores, colaboradores, partners y clientes, y se van a establecer las acciones que cada uno de ellos puede llevar a cabo. Por ejemplo: los administradores tendrán acceso a la gestión de facturas y colaboradores, estos podrán gestionar clientes, etc. Se definirá cada interacción entre los distintos actores y se creará un mecanismo de alerta que recuerde al actor que corresponde que tiene una serie de acciones que realizar.
El valor que ofrece el back office dentro las empresas se encuentra, principalmente, en la prioridad que puedes dar a tu negocio, en el aumento de la competitividad y en la reducción de riesgos. Sin embargo, antes de lanzarte al desarrollo de apps debes tener claro lo que quieres. ¿Vas a empezar tu negocio con una app? ¿O quieres mejorar una empresa ya existente con su creación?
En muchas ocasiones, lo que sucede es que las empresas apuestan por aplicaciones para el usuario final y back office para el personal interno.
Incluye todas aquellas actividades que, aunque no generan dinero directamente, son imprescindibles para la buena marcha de la empresa. Estas necesitan una base sólida sobre la que asentarse, una especie de estructura sobre lo que necesitan apoyarse para sobrevivir. El back office es el encargado de aportar dicha base, ya que no solo hace posible el trabajo colaborativo sino que es fundamental en la generación de resultados y beneficios.
Ningún departamento comercial tendrá un funcionamiento eficaz sin un back office eficiente. Con él, las áreas en las que se divide la empresa pueden tener acceso a la información sobre pedidos, documentación, incidencias, etc., para hacer seguimiento, verificar datos, hacer consultas, recuperar información, etc.
En definitiva, el back office puede mejorar todos los procedimientos del servicio de la empresa, disminuyendo sus tareas y haciendo que la comunicación fluya entre todos los departamentos. ¿El resultado? Una empresa adaptada a las TIC y que está a la altura de las exigencias del cliente. Todo esto, además, puede verse reforzado por el uso y desarrollo de apps y otros sistemas que permiten un trabajo instantáneo, preciso y eficiente. ¡Apuesta por la calidad!
El éxito del funcionamiento del back office no solo depende del equipo que lo desarrolle, sino de su implicación con el resto de departamentos de la compañía, especialmente con el de Operaciones. Es con este área con quien debe estar alineado al 100%, ya que su actividad depende de la mayoría de sus tareas. Sin embargo, RRHH también es importante, ya que debe estar actualizado con las nuevas incorporaciones, ausencias o bajas que se producen. Algo parecido sucede con el departamento de Venta, quien necesita conocer el estado de los pedidos, la emisión de los cobros, pagos, etc.
Al final, todo este proceso mejorará la confianza y satisfacción del cliente con la empresa, reflejará una imagen más seria, comprometida y experimentada. ¿Estás preparado para mejorar tus procesos? Cuéntanoslo.