Si no estás seguro de cómo crear una factura electrónica, o e-factura, has llegado al lugar adecuado. Tanto si trabajas por cuenta propia como para una empresa, es probable que necesites enviar facturas en algún momento de tu carrera. Repasaremos cómo utilizar el sistema de facturación electrónica, cuáles son las necesidades de la factura digital y qué programas son los mejores para emitirlas.
Continúa leyendo para saber cómo hacer una factura electrónica en 4 sencillos pasos. ¡Empezamos!
En esencia, una factura electrónica sigue siendo una factura. Dicho de otro modo, tiene las mismas ramificaciones legales que una factura en papel. Recuerda que una factura es una prueba de la prestación de servicios o la entrega de bienes. Una factura electrónica es aquella que se transmite y recibe digitalmente.
Es importante recordar que se requiere la aprobación del destinatario antes de emitir una factura electrónica. En consecuencia, la factura electrónica es un sustituto legítimo de la factura convencional en papel.
Si no estás familiarizado con la facturación electrónica, no te preocupes, no es tan difícil como imaginas. La factura telemática de una administración pública se envía a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, FACe, y se crea con el sistema Facturae.
Para poder crear una factura electrónica es imprescindible disponer de un programa de facturación. Facturae es la opción más sugerida para facturar por Internet a las Administraciones Públicas, aunque se puede utilizar cualquiera.
Mientras la información se envíe a través de FACe en el formato adecuado, Facturae no es necesario. Completar toda la información necesaria para crear una factura electrónica es el siguiente paso.
A continuación, te mostramos 4 pasos muy sencillos para hacer una factura electrónica en tu empresa:
Una factura electrónica debe cumplir las mismas especificaciones que una factura en papel. Si su actividad no está exenta de facturación, debes mencionar lo siguiente:
Una vez introducidos todos los datos, en la segunda fase se da formato a la factura electrónica.
Las facturas enviadas a las administraciones públicas deben estar en formato XML, como ya hemos dicho. Para ello podemos utilizar nuestro propio programa (Dayfice), programas alternativos de facturación electrónica como el ya mencionado Facturae. Podemos utilizar el formato XML o formularios alternativos como JPG, PDF, o TXT, HTML, DOC, XLS, o GIF si nuestra factura online va dirigida a cualquier otra empresa o persona y no a una administración pública.
El paso más importante es verificar la factura con nuestra firma electrónica antes de almacenarla en el formato adecuado.
Se requiere la activación de nuestro certificado digital para proceder al cuarto paso. Puedes pinchar en este enlace para obtener más detalles y seguir las instrucciones paso a paso sobre la firma digital.
Por último, tendremos que enviar la factura por correo electrónico, descargarla de Internet o incluso enviarla a nuestro consumidor a través de un CD-ROM. Conservarla adecuadamente es tan vital como enviarla por correo.
Nuestras facturas deben estar debidamente conservadas y en alguno de los formatos aprobados por la Administración Tributaria, ya que en cualquier momento pueden ser requeridas por la misma.
A pesar de su aparente complejidad, este formato ayuda a las empresas a ahorrar dinero al disminuir el espacio de almacenamiento, ahorrar tiempo y, en general, ahorrar costes.
Tras repasar la finalidad y los pasos a seguir sobre las facturas electrónicas, veamos algunos métodos para hacer las facturas electrónicas.
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