Si no estás seguro de cómo crear una factura electrónica, o e-factura, has llegado al lugar adecuado. Tanto si trabajas por cuenta propia como para una empresa, es probable que necesites enviar facturas en algún momento de tu carrera. Repasaremos cómo utilizar el sistema de facturación electrónica, cuáles son las necesidades de la factura digital y qué programas son los mejores para emitirlas.
Continúa leyendo para saber cómo hacer una factura electrónica en 4 sencillos pasos. ¡Empezamos!
¿Qué es una factura electrónica?
En esencia, una factura electrónica sigue siendo una factura. Dicho de otro modo, tiene las mismas ramificaciones legales que una factura en papel. Recuerda que una factura es una prueba de la prestación de servicios o la entrega de bienes. Una factura electrónica es aquella que se transmite y recibe digitalmente.
Es importante recordar que se requiere la aprobación del destinatario antes de emitir una factura electrónica. En consecuencia, la factura electrónica es un sustituto legítimo de la factura convencional en papel.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Si no estás familiarizado con la facturación electrónica, no te preocupes, no es tan difícil como imaginas. La factura telemática de una administración pública se envía a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, FACe, y se crea con el sistema Facturae.
Para poder crear una factura electrónica es imprescindible disponer de un programa de facturación. Facturae es la opción más sugerida para facturar por Internet a las Administraciones Públicas, aunque se puede utilizar cualquiera.
Mientras la información se envíe a través de FACe en el formato adecuado, Facturae no es necesario. Completar toda la información necesaria para crear una factura electrónica es el siguiente paso.
4 sencillos pasos para elaborar una factura electrónica
A continuación, te mostramos 4 pasos muy sencillos para hacer una factura electrónica en tu empresa:
1º Paso: Requisitos de la factura electrónica → lo que no puede faltar en tu factura digital
Una factura electrónica debe cumplir las mismas especificaciones que una factura en papel. Si su actividad no está exenta de facturación, debes mencionar lo siguiente:
- El número y serie de la factura, que debe ser correlativa.
- La fecha de emisión de la misma.
- La fecha de las operaciones de la e-factura.
- Denominación social de la empresa emisora y destinataria. Si hay algún particular, nombre y apellidos.
- El número de identificación fiscal del emisor de la factura y del destinatario.
- Domicilio fiscal de emisor y destinatario.
- Operaciones o concepto de la factura, con una pequeña descripción de las mismas.
- Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF si corresponde.
- Cantidad total de la factura al sumar base imponible e IVA y restarle el IRPF.
2º Paso: Formatos para hacer factura online y programas para facturación electrónica
Una vez introducidos todos los datos, en la segunda fase se da formato a la factura electrónica.
Las facturas enviadas a las administraciones públicas deben estar en formato XML, como ya hemos dicho. Para ello podemos utilizar nuestro propio programa (Dayfice), programas alternativos de facturación electrónica como el ya mencionado Facturae. Podemos utilizar el formato XML o formularios alternativos como JPG, PDF, o TXT, HTML, DOC, XLS, o GIF si nuestra factura online va dirigida a cualquier otra empresa o persona y no a una administración pública.
3º Paso: Cómo facturar electrónicamente → el paso de validación
El paso más importante es verificar la factura con nuestra firma electrónica antes de almacenarla en el formato adecuado.
Se requiere la activación de nuestro certificado digital para proceder al cuarto paso. Puedes pinchar en este enlace para obtener más detalles y seguir las instrucciones paso a paso sobre la firma digital.
4º Paso: Último paso → el envío
Por último, tendremos que enviar la factura por correo electrónico, descargarla de Internet o incluso enviarla a nuestro consumidor a través de un CD-ROM. Conservarla adecuadamente es tan vital como enviarla por correo.
Nuestras facturas deben estar debidamente conservadas y en alguno de los formatos aprobados por la Administración Tributaria, ya que en cualquier momento pueden ser requeridas por la misma.
A pesar de su aparente complejidad, este formato ayuda a las empresas a ahorrar dinero al disminuir el espacio de almacenamiento, ahorrar tiempo y, en general, ahorrar costes.
3 formas de hacer una factura electrónica
Tras repasar la finalidad y los pasos a seguir sobre las facturas electrónicas, veamos algunos métodos para hacer las facturas electrónicas.
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Con un programa o sistema ofimático que cree facturas como Excel
- Abre un documento nuevo y selecciona una plantilla de facturación.
- Rellena los campos con los datos de tu empresa.
- Asegúrate de mantener las fórmulas para evitar errores.
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Mediante la expedición de un tercero que preste servicios de facturación electrónica como FACTURAe
- Descarga el programa desde la página web www.facturae.gob.es
- Abre el programa y completa todos los campos a rellenar.
- Firma la factura de manera digital. Para ello, es imprescindible disponer de un certificado electrónico para remitir la factura.
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A través de un método de auto-facturación para que puedan ser creadas por el propio destinatario de la factura.
- Mediante el software ERP de Dayfice:
Una opción ideal es el software ERP de Dayfice. Este software es uno de los mejores ERP para PYMES –ya que proporciona materiales y servicios adaptados según tus necesidades–. Además, también tiene una opción de acceso gratuito por 2 años gracias al Kit Digital, si dispones de una empresa de entre 1 a 49 empleados o eres autónomo. Este software ofrece atención al cliente, pudiendo contactar con su servicio en cualquier momento.
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- Creación de productos y servicios → Crea productos y servicios para agilizar la creación de presupuestos y facturas.
Conclusión
Por lo tanto, éste es el momento de comenzar a elaborar facturas electrónicas desde tu departamento de Recursos Humanos de tu empresa. En Occam Agencia Digital, te lo facilitamos todo de forma totalmente segura con uno de los mejores ERP: Dayfice.
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