La digitalización en la actualidad ha supuesto un cambio de 360º en lo que se refiere a la administración y gestión empresarial.
Hoy en día se pueden realizar cada vez más trámites de manera remota, gracias a la digitalización de algunos de los procesos y la aparición de la firma digital. Con estos nuevos elementos digitales, el proceso de formalizar contratos y documentos legales digitalmente ha acelerado los trámites administrativos ya que todo se hace a través de un clic.
Muchos se preguntan si este nuevo procedimiento o modelo es válido, en este artículo de contamos todo acerca de su validez. ¡Sigue leyendo!
Aspectos básicos sobre la firma digital en contratos y documentos legales
Con la aparición de la firma digital, hoy en día se pueden realizar cada vez más procesos sin necesidad de ir a la oficina ni de tener papeles de por medio. Realiza ahora todos esos trámites de manera más cómoda, segura y válida a la hora de formalizar cualquier tipo de contrato.
Hay que tener en cuenta que el proceso de firma de contratos y documentos legales es el paso final para la formalización de la relación entre empleador y empleado. Firmar un contrato implica una serie de papeles y obligaciones que se estipulan y deben ser cumplidos por ambas partes, incluyendo en este los aspectos legales, la remuneración, la duración del contrato y todo aquello referente a la relación laboral que se estipula.
La firma digital es la firma electrónica más avanzada y segura que cumple toda la normativa vigente y ofrece altos niveles de seguridad, protegiendo de este modo la identidad de cada firmante. Además:
- Al formalizar contratos mediante los mecanismos de la firma digital se ahorran tiempos de gestión pudiendo realizar todo el papeleo incluso desde casa.
- Ahora el proceso es mucho más transparente gracias a todos los mecanismos de seguridad que emplean estas herramientas.
- Es mucho más sostenible ya que elimina el papel tangible del procedimiento.
- Ofrece mayor control de la gestión del talento obteniendo toda esta información en un software de gestión mucho más centralizado.
- Aporta mucha más flexibilidad a la hora de formalizar contratos, pudiendo hacerlo desde donde y cuando quieras.
En resumen, emplear la firma digital en contratos y documentos agiliza todo el proceso de captación y retención de talento, además de ayudar a agilizar y automatizar todo el papeleo relacionado con esta gestión. De este modo, el departamento de Recursos Humanos puede emplear ese tiempo en otras tareas más sustanciales o de mayor importancia creativa para la empresa.
La validez de la firma digital en los contratos y documentos legales
El alto nivel de seguridad que tiene la firma digital hace ver la evidencia de su validez. Es más, el conocido código de administración digital (conocido como CAD) lo recoge dentro de su escrito, en este se establece la validez legal de la firma digital en pro de agilizar y regular los procesos administrativos dentro de la empresa así como las relaciones entre particulares de la misma.
Estate tranquilo si decides comenzar a implementar los mecanismos de firma digital de contratos en tu empresa ya que están recogidos en el Reglamento de la Unión Europea y destacados por su seguridad y confiabilidad. Dentro de este reglamento se distinguen tres tipos:
- Firma digital simple: no se identifica al usuario.
- Firma digital avanzada: si se identifica al firmante.
- Firma digital reconocida: la más aceptada jurídicamente ya que con esta se garantiza la identidad y la autenticidad del documento.
En España, el caso es muy similar, todos los contratos cuentan con esos elementos jurídicos que vienen regulados directamente por el Código Civil. Esto deja claro que a la hora de formalizar un contrato ambas partes tienen libertad de autonomía para acordar, negociar y formalizar todos esos aspectos de interés para la formalización del contrato, siempre y cuando esté dentro de la validez legal.
En el ámbito empresarial, la formalización de contratos y documentos es totalmente válida en este sector. Sin embargo, en otras formalizaciones administrativas como los contratos de herencia o matrimoniales si requieren de presencialidad por todos los involucrados.
Pero ¿cómo demuestro que un contrato firmado con firma electrónica tiene validez jurídica?
Aunque no existe un medio tangible como es el papel a la hora de formalizar cualquier contrato, este tiene validez jurídica si se emplea para ello la firma digital siempre y cuando cumpla con los requisitos impuestos en el Código Civil, que son:
- Que este contrato tenga un objeto y una finalidad para justificar su formalización.
- Que haya una causa real que requiera de la firma.
- Que haya consentimiento entre ambas partes y este esté oficializado con la firma digital.
- La validez de la firma de ambas partes permitiendo la identificación del responsable de la firma.
- Asegurar la integridad del contenido que se firma.
La firma digital en estos casos ofrece todas las garantías de seguridad jurídica, pues nos permite conocer los sujetos que firman (ambas partes), dejar constancia de ese consentimiento mutuo, la fecha en la que se firma el acuerdo y la evidencia de que ese documento no ha sido modificado una vez se ha firmado.
Todo esto se debe a que la tecnología detrás de la firma digital va más allá de la simple representación gráfica de la firma manuscrita, brindando un nivel más alto de confianza en la identidad del firmante.
En definitiva, la adopción de firmas digitales ofrece numerosas ventajas prácticas. Facilita la rapidez en la ejecución de contratos, reduce costos asociados con la impresión y envío de documentos en papel, y posibilita la realización de transacciones a distancia. Estas eficiencias son especialmente destacadas en el actual entorno globalizado y digital.
Conclusión
La firma digital ha demostrado ser una herramienta eficaz y segura en la formalización de contratos y documentos legales. A medida que la tecnología continúa evolucionando, es esencial que los marcos legales se adapten para abordar nuevos desafíos y garantizar la integridad y validez de las firmas digitales en el ámbito jurídico.
La aceptación de la firma digital no solo agiliza procesos, sino que también refleja la adaptación de la ley a la era digital.
Al evidenciar la validez de las firmas digitales en los contratos y documentos legales, tu empresa ya tiene las bases para comenzar a contar con estas herramientas que, sin duda, van a agilizar mucho el proceso de selección y contratación de nuevos talentos.
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