Sigue estos consejos y logra reuniones eficaces
Las reuniones pueden resultar tediosas para todos los implicados si no se traza una ruta adecuada que responda a una buena planificación. Sobre este asunto, el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) publicó un estudio a principios de 2022, el cual confirma que el exceso de reuniones perjudica la productividad. En datos, asegura que las empresas que eliminaron estos encuentros tres días a la semana lograron un 73% más de productividad o una reducción del estrés del 57%. En este sentido, recomiendan utilizar herramientas como Slack o Discord para mantener conectados a los empleados durante sus horas de trabajo.
Aun así, es cierto que siempre será necesario congregar a varias personas o departamentos para un objetivo concreto. La finalidad es conseguir reuniones eficaces que no roben tiempo a los trabajadores a la hora de continuar con sus tareas. Por ello, es necesario optimizar cada minuto de las reuniones para ser más productivos, pero ¿qué debes hacer para que tus reuniones sean lo más efectivas posibles? A continuación, exponemos varias recomendaciones que puedes poner en práctica a partir de ahora.
Consejos generales para tener reuniones eficaces
Antes de sentarnos en la mesa de reuniones, es imprescindible que el responsable planifique su contenido y se anticipe a los problemas que puedan aparecer. Estos son cuatro consejos para la fase de planificación:
- Establece objetivos específicos que justifiquen la reunión. Esto te ayudará a formalizar los temas a tratar.
- Convoca solo a los asistentes imprescindibles. Todas las personas deben participar, tener una función concreta y estar involucradas en la reunión: hay que evitar el perfil del oyente. Cuantos más asistentes, más complicado será moderar las intervenciones y cumplir con los tiempos. Como norma general, se recomienda que no haya más de seis personas en una reunión.
- Determina el día, la hora y la duración según la particularidad de la reunión. No todos los encuentros tienen las mismas características. Hay que tener en cuenta las agendas de los asistentes y establecer los tiempos más oportunos, con especial atención a la hora de inicio y de cierre. De esta forma, anticipas el tiempo justo que necesita cada tema, evitas robar minutos de trabajo a tus compañeros y facilitas que sea una reunión eficaz.
- Envía la convocatoria una semana antes y redacta un acta previa. De esta forma, permites a cada trabajador organizar su jornada laboral y prepararse con antelación. Además, en el acta previa puedes incluir la documentación necesaria para que todos los asistentes tengan acceso a ella.
Una vez establecida la planificación, es el momento de llevar a cabo la reunión. Su desarrollo tiene necesidades diferentes a su planificación, por lo que requiere de recomendaciones específicas que te ayuden a conseguir una reunión eficaz:
- La figura del moderador es imprescindible. Una persona debe encargarse de optimizar el desarrollo de la reunión. Su cometido será dar la palabra, evitar interrupciones, ofrecer un trato igualitario entre los trabajadores a la hora de intervenir y velar por el cumplimiento de lo acordado en el acta previa (incluida la duración del encuentro).
- Es necesario redactar un acta de la reunión. Aunque todos los asistentes tomen apuntes individuales, debe establecerse un escrito común que resuma las acciones acordadas en conjunto. Así, todos los involucrados en la toma de decisiones (incluso aquellos que no estuvieran en la reunión) tendrán la información necesaria para cumplir con los nuevos objetivos.
- Se recomienda hacer una ronda de ruegos y preguntas al finalizar para despejar posibles dudas.
Por último, una vez finalizada la reunión, es importante analizar los resultados y comprobar si se ha cumplido con los propósitos establecidos en la planificación. Este trabajo será muy útil para futuras reuniones. Además, el encargado de escribir el acta debe revisarla y enviarla lo antes posible. A partir de ahí, el nuevo objetivo es llevar a la práctica lo acordado en la reunión y trabajar en ello.
Una particularidad cada vez más extendida: las reuniones online
Desde el confinamiento derivado de la COVID-19, las reuniones virtuales están a la orden del día en la mayoría de las empresas. Por este motivo, extendemos los consejos ya mencionados teniendo en cuenta las peculiaridades de este tipo de reuniones:
- Elige la plataforma más adecuada. Hay múltiples herramientas para realizar una reunión en remoto, por lo que debes recurrir a la más apropiada para todos los asistentes o con la que se sientan más cómodos. Algunos ejemplos son: GoToMeeting, Zoom, Skype, Join.me o Jitsi.
- Facilita el acceso a la reunión para garantizar que todos los convocados lleguen a tiempo. Evita posibles retrasos recordando la hora, el enlace o la plataforma.
- Anticípate a posibles fallos de conexión. Para ello, ten como segunda opción conectarte a Internet a través de tu dispositivo móvil. Otra recomendación es facilitar el acceso a la reunión por teléfono.
- Evita distracciones. Elige la ubicación de tu hogar más tranquila y apropiada para prevenir la presencia de ruidos molestos.
¿Qué problemas debes evitar?
A pesar de realizar una labor de planificación detallada y minuciosa, las reuniones siempre tienen un lado imprevisible donde pueden aparecer diversos problemas. Para evitarlos o solucionarlos cuanto antes, es importante tener en mente las dificultades más comunes en estas situaciones:
- Falta de puntualidad. Intenta que todos los asistentes estén listos para comenzar la reunión cinco minutos antes.
- Prolongación del tiempo. Aunque el moderador intentará respetar los horarios, es responsabilidad de todos no alejarse de los temas a tratar o dispersar la conversación.
- Actitudes negativas. Las reuniones sirven para retroalimentarse entre los compañeros y enriquecer el trabajo en conjunto. Las actitudes que vayan en contra de esto, como pueden ser el egocentrismo o el orgullo, deben quedar fuera de la reunión.
- Falta de material. Además de llegar puntuales, en las reuniones presenciales hay que garantizar que todo esté predispuesto para comenzar a la hora estipulada. Hay que evitar entradas y salidas de la sala por falta de documentos o material de escritorio. Esto no significa que haya que castigar a quien cometa algún descuido, sino que es necesario anticipar los materiales necesarios en el acta previa.
Con todo, hay que tener en cuenta que no siempre será necesario convocar una reunión. Las nuevas herramientas de comunicación entre empleados permiten compaginar el contacto con tus compañeros y tu trabajo individual. Aun así, las reuniones siguen muy presentes en el día a día de las empresas, y hay que conseguir que sean lo más eficaces posibles para generar un buen ambiente de trabajo y mejorar la productividad.
