El control horario en empresas ha sido un tema de discusión en las últimas décadas. En ocasiones se tiende a confundir su función concreta, o surgen dudas sobre cómo realizar un control horario correcto. Si es tu caso y todavía no tienes claro en qué consiste, continúa leyendo para aprender todo lo que debes saber sobre el control horario para trabajadores en empresas.
¿Qué es el control horario?
El control horario en una empresa es una actividad fundamental para gestionar el equipo de trabajadores. Consiste en registrar y supervisar las horas de trabajo de los empleados, documentando la hora de inicio y finalización de la jornada laboral de cada uno de los trabajadores.
En otras palabras, consiste en contabilizar las horas que un trabajador presta sus servicios a una empresa y de qué forma se han repartido. Hay que tener en cuenta, además de la jornada, posibles horas extras o descansos.
Normalmente, el área empresarial encargada de gestionar el control horario es el departamento de Recursos Humanos. La importancia de esta actividad radica en que permite administrar de manera equilibrada y legal el grupo de trabajadores.
¿Por qué es importante el control horario?
Llevar un control horario para trabajadores es esencial si se quiere asegurar el correcto funcionamiento de la empresa. Esto se debe a varias razones.
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Cumplir la legislación
En 2019 entró en vigor una nueva regulación que ampara todo lo relacionado con fichar en el trabajo y llevar un control horario. Esta ley determina que todas las empresas deben realizar un control horario sobre todos los trabajadores. Esta imposición es independiente de factores como el tamaño o sector de la empresa, o el tipo de contrato del empleado.
Además, se impone que el control horario debe ser diario y que la empresa debe conservar los registros durante al menos cuatro años. Por lo tanto, si no quieres que tu empresa se enfrente a problemas legales, es esencial implementar el control horario para trabajadores.
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Gestionar el absentismo
El control horario es fundamental para gestionar el absentismo laboral en una empresa. Permite identificar patrones de ausencia, evaluar sus causas y planificar eficazmente la cobertura de trabajo.
Al llevar un registro preciso de las horas trabajadas, las organizaciones pueden tomar medidas específicas para abordar problemas de salud, falta de motivación o un mal clima laboral. Conocer el índice de absentismo es esencial ya que proporciona a la empresa datos valiosos para tomar decisiones informadas y reducir el impacto negativo del absentismo en la productividad y el rendimiento de la empresa.
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Gestionar las nóminas
Otro factor por el que es importante el control horario es que facilita a la empresa el cálculo de nóminas. Al registrar las horas de trabajo, se obtiene información para el procesamiento de salarios. Esto incluye datos como las horas regulares, horas extras y días de ausencia. Esto es fundamental para garantizar que los empleados reciban la remuneración adecuada y justa.
Además, los registros horarios también proporcionan información útil para evaluar el desempeño de los empleados, lo que contribuye a una gestión más efectiva de los recursos humanos y a la toma de decisiones informadas en la empresa.
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Controlar las horas extra
Gestionar eficientemente las horas extras en una empresa es de vital importancia. Gracias a la implementación del control horario, los responsables pueden detectar fácilmente problemas relacionados con la planificación del horario.
Conocer detalladamente el número de horas extraordinarias realizadas por los trabajadores es crucial para garantizar que los empleados sean compensados adecuadamente por su tiempo adicional. En resumen, el control horario facilita la gestión eficiente de las horas extras, lo que beneficia tanto a la empresa como a sus empleados.
5 sistemas de control horario para trabajadores
La ley dicta la obligatoriedad de la empresa de realizar un control horario sobre sus trabajadores, pero no determina la forma en la que se debe hacer. Existen distintos sistemas de control horario.
1. Plantillas físicas
El sistema más tradicional para realizar un control horario son las hojas de papel. En ellas se apunta la hora de llegada, de salida, y los descansos. Su principal desventaja es que se debe encontrar un lugar seguro donde almacenar todo el registro. Además, en caso de tener empleados teletrabajando, no se puede aplicar este sistema.
2. Hojas de Excel
Las hojas de Excel son una herramienta comúnmente utilizada por los departamentos de recursos humanos para llevar a cabo el control horario en el trabajo. Ofrecen una solución práctica para registrar las horas de entrada y salida de los empleados. Sin embargo, tienen algunas limitaciones que requieren consideración.
Las hojas de Excel necesitan revisiones periódicas para evitar errores y posibles falsificaciones, especialmente si se comparten o editan por múltiples usuarios. Además, de nuevo en escenarios con teletrabajo o empleados con salidas constantes, la gestión de la información y el establecimiento de un control totalmente fiable pueden ser costosos para la empresa.
3. Máquinas de fichaje
La máquina de fichar es un sistema más moderno que los anteriores. En este caso se controla la jornada laboral de manera eficiente, pero también presenta algunas desventajas. A pesar de ser más moderno con respecto a los anteriores, la llegada constante de tecnologías ha convertido a las máquinas de fichaje en un sistema algo anticuado.
De nuevo, es difícil adaptar este sistema a trabajos híbridos, a lo que se suma que conlleva altos costes de mantenimiento.
4. Sistemas biométricos
Los sistemas biométricos representan la tecnología más avanzada en el control horario. Estos sistemas utilizan el reconocimiento de rasgos físicos, como huellas dactilares, voz, iris o rostros, para verificar la entrada y salida de los trabajadores. Son particularmente adecuados para empresas que buscan un alto nivel de seguridad, ya que aseguran que solo el personal autorizado tenga acceso.
No obstante, su alto coste es un obstáculo importante. Por otro lado, ha generado controversia debido a problemas éticos y sesgos a partir de rasgos físicos. Estas preocupaciones éticas han llevado a algunas empresas a reconsiderar su uso.
5. Software especializado
Los softwares especializados en control horario se han convertido en una solución muy beneficiosa en la era digital para el departamento de Recursos Humanos. Estos programas, que no requieren hardware adicional, ofrecen una transformación digital eficiente para la gestión de la jornada laboral.
Son sistemas adecuados para empresas de diversos sectores, especialmente aquellas con modelos de trabajo flexibles. Estos softwares son versátiles y pueden adaptarse al tamaño de la empresa y a dispositivos móviles. Es por ejemplo el caso de Dayfice, el software de Recursos Humanos de Occam Agencia Digital.
Estos programas ofrecen características adicionales como la geolocalización, fichajes masivos y la gestión de vacaciones y ausencias, lo que permite a los responsables simplificar, analizar y mejorar la gestión del tiempo de los empleados de manera integral. En resumen, los softwares de control horario son una solución completa y rentable para la gestión del tiempo en las empresas modernas.
En resumen, el control horario en empresas es esencial para garantizar el funcionamiento eficaz de la empresa. Además de ser obligatorio según la legislación, ofrece una serie de ventajas que toda empresa debe aprovechar. Estos programas no sólo simplifican la gestión del tiempo, sino que también ofrecen funcionalidades adicionales para una administración completa de los recursos humanos en la empresa.
Por todo esto debes incluir un sistema de control horario para tus trabajadores. Si no sabes cómo hacerlo o quieres actualizar tu sistema, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que puedan ayudarte.
