¿Cómo hacer una limpieza de base de datos efectiva?

En este artículo de blog, trataremos de explicar: qué es una base de datos; qué beneficios tiene hacer una limpieza de la base de datos; y cómo hacer una limpieza correctamente. 

Una base de datos es un conjunto de datos estructurados y almacenados. Actualmente, su formato es digital aunque siempre han existido -una biblioteca o un museo podrían considerarse bases de datos. Los datos pertenecientes a este conjunto, suelen estar relacionados con  un mismo contexto. Lo que se pretende conseguir con la agrupación de toda esta información en las bases de datos, es maximizar la utilidad y velocidad. 

Los datos son clave para realizar una estrategia de Inbound Marketing. Son uno de los elementos más importantes y valiosos para las empresas. Los datos te permiten analizar, identificar y segmentar los perfiles de tus buyer persona, de manera que coincidan más con las características de tus productos o servicios. Sin embargo, con el paso del tiempo, los datos se acumulan. Muchos de ellos acaban siendo inservibles, por eso hay que procurar hacer una limpieza de la base de datos regularmente. 

¿Qué es una limpieza?

Una limpieza consiste en la eliminación de esos datos que ya no tienen utilidad para llevar a cabo tus informes y análisis. También consiste en suprimir datos erróneos de una tabla de datos. Con una limpieza se hace posible identificar los errores, inexactitudes, así como datos incompletos. Al limpiar una base de datos, se libera una gran cantidad de espacio que podrá volver a ser utilizada por nuevos datos. La actualización de datos es crucial para la estrategia de marketing: actualizarse o morir.

Una limpieza evita el fracaso de tus campañas de publicidad, causadas por direcciones de correo electrónico antiguas, los contactos duplicados o nombres mal escritos. Te permite ordenar toda la información necesaria y eliminar la prescindible.

¿Cómo hago correctamente la limpieza de la base de datos?

1. Elimina los datos duplicados
   
   Uno de los motivos por los que aparecen datos duplicados, puede ser por la entrada de datos inconsciente. Si son muchos los canales que capturan la información y los datos de los contactos, es posible que colapsen y se cuelen dos veces.
   
   Al realizar una limpieza de la base de datos, te pueden servir herramientas que te ayuden a eliminar los duplicados para simplificar la cantidad de información de tu base de datos.
   
   Una herramienta gratuita y muy sencilla son los Contactos de Google, fusiona la información que se repite. Existen otras que funcionan de manera similar, como: Dedupley; o herramientas de vadilación de datos de forma masiva del correo como Experian Data Quality.
   
   
2. Actualiza tus datos
   
   Anualmente, muchos datos se vuelven obsoletos -como consecuencia de la cantidad de cambios que se anticipan constantemente. Los movimientos internos de una empresa provocan que muchos de tus contactos cambien, ya sea de correo electrónico, número de teléfono u otros motivos.
   
   Estar al tanto sobre la situación de cada uno de estos contactos es una tarea irredimible, por parte del equipo de marketing. La actualización de los datos es alimento para la sinergia de la estrategia de marketing. Pero como ser constante en la actualización de los datos es una tarea muy larga, una alternativa es ayudarte de herramientas que te faciliten este proceso. Escanear los correos electrónicos e información y medir su grado de disponibilidad
   
   
3. Verifica los datos 

Un sistema integrado que garantice que todos los datos nuevos y actualizados se ingresen correctamente en la base de datos central. Confirma que el equipo siempre usa el mismo formato para completar ciertos campos de información en su CRM. Asegura que algunos de ellos sean obligatorios al crear un registro de contacto para evitar la pérdida de datos y garantizar que todos sigan la misma información.

Otra opción es configurar la sincronización de contactos entre su CRM y otras herramientas. Esto asegura que tanto su plataforma de gestión como otras aplicaciones tengan la misma información. Reduciendo la posibilidad de errores al ingresar nuevos datos.

¿Qué beneficios tiene una limpieza de datos?

1. Al haber eliminado todos esos datos inútiles, recuperas toda la información de los clientes potenciales más eficientes. Lo que incrementan los esfuerzos de adquisición de clientes.
   
   
2. El orden y agrupación de los datos de contactos te permite concretar y ayudar en la toma de decisiones. Después de una limpieza de la base de datos, quedan los datos de calidad que son esenciales para tus informes y análisis. Ayudas a las herramientas que realizan el escáner y segmentan la información. Gracias a la precisión permites que la empresa agilice el proceso de toma de decisiones, de una manera sencilla.
   
3. La depuración permite optimizar las prácticas de tu empresa. Entre otros beneficios, aumenta el rendimiento del equipo de ventas, ya que les permite evaluar el contexto de un producto o servicio en el mercado.  Al poder atender de manera precisa a los datos servibles, aparece la oportunidad para lanzar un nuevo producto o servicio que atienda a las necesidades de tus consumidores.
   
   
4. Aumenta la productividad de la plantilla de trabajadores. Con una limpieza de la base de datos, los trabajadores optimizan su utilidad en las horas de trabajo. Con registros limpios se maximiza la eficiencia de las tareas analíticas sobre estos datos.
   
   
5. Incrementan los ingresos y el ROI, tras un data cleaning mejoran las tasas de respuesta, lo mismo que los ingresos. Conseguimos trabajar con datos coherentes y útiles. Se reduce el número de emails devueltos, ya que los que se envían ahora llegan a clientes a los que queremos que les llegue la información de manera precisa y puntual. Clientes potenciales que son fieles a nuestros productos y servicios. 

Ahora comprendemos los motivos por los que es tan importante realizar una limpieza de la base de datos. Y es que si alguna característica deben tener los datos son: exactitud; integridad; actualización; relevancia; coherencia; confiabilidad; accesibilidad; y una presentación apropiada.  La calidad de los datos es crucial. Mantener la exactitud e integridad de todo tipo de datos en una organización significa que esta puede cumplir su propósito en un contexto dado, lo que significa asegurar que cada dato tenga todas esas características. 

En una organización, la calidad de los datos es fundamental para garantizar la coherencia de los informes, la confianza del usuario y la eficiencia de los procesos operativos y transaccionales. La estrategia del marketing empresarial debe basarse en datos de alta calidad y, para garantizar que los datos estén en su mejor momento, debe asegurarse de que cada interacción con los datos los beneficie, desde la forma en que se ingresan hasta cómo se almacenan y administran.