El proceso de firma de contratos es el paso final para la formalización de la relación entre empleador y empleado. Firmar un contrato implica una serie de papeleos y obligaciones que se estipulan y deben ser cumplidos por ambas partes, incluyendo en este los aspectos legales, la remuneración, la duración del contrato y todo aquello referente a la relación laboral que se estipula.
Hoy en día se pueden realizar cada vez más trámites online, gracias a la digitalización de algunos de los procesos y la aparición del certificado digital. Con estos nuevos elementos, firmar contratos digitalmente ha acelerado los trámites administrativos y además evitamos acudir a citas presenciales ya que todo se hace a través de un clic.
En este blog se hablaron de los tipos de contrato y de otros aspectos relacionados con la contratación de personal como la retención y gestión del talento humano de una empresa, el salario emocional, entre otros. Aquí vamos a explicarte cómo de fácil es firmar contratos con el certificado digital paso a paso. ¿Comenzamos?
¿Qué es el certificado digital?
El certificado digital es un software o herramienta que sirve para poder verificar tu identidad de manera inequívoca al hacer gestiones con la administración pública. Es una especie de sustituto a los usuarios y contraseñas que existen en las sedes electrónicas públicas.
Su obtención es muy sencilla, solo tienes que acceder a la web de la sede electrónica de la Real Casa de la Moneda y seguir los pasos. Por último, deberás de acudir a una de las oficinas autorizadas para terminar el trámite. Al obtenerlo podrás realizar estos procesos de manera mucho más segura, entre los que se encuentran:
- Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas
- Consulta e inscripción en el padrón municipal
- Consulta de multas de circulación
- Consulta y trámites para solicitud de subvenciones
- Consulta de asignación de colegios electorales
- Firma electrónica de documentos y formularios oficiales
- Presentación y liquidación de impuestos
- Presentación de recursos y reclamaciones
En definitiva, el certificado digital es una especie de aplicación que se instala en nuestro PC o smartphone, como una especie de perfil con el que accederemos a todas estas sedes de manera mucho más rápida.
Pero ¿cómo firmo un contrato con el certificado digital?
Ya hemos seguido los pasos para obtener el certificado y lo hemos instalado en nuestro dispositivo. Ahora sí, seguro que te han pedido en tu vida laboral que firmes algún documento y lo envíes por correo electrónico, esto es algo que de primeras puede ser tedioso. El hecho de imprimir o escanear el documento, firmarlo y confirmar que se ha hecho correctamente y luego volverlo a enviar suele tomar demasiado tiempo.
Con la aparición de estas herramientas digitales, el certificado digital ha dejado este procedimiento atrás, ahora puedes firmar un documento digitalmente con muy pocos pasos. Olvídate del papel y boli y obtén el certificado digital, algo muy recurrente y que cada vez está más demandado por las sedes electrónicas del país. En definitiva, al usar el certificado digital en la firma de contratos tu identidad quedará verificada y ese documento ya no podrá ser modificado.
Esta metodología se popularizó aún más cuando las empresas tuvieron que implementar el teletrabajo y los modelos híbridos tras las consecuencias de la pandemia de la COVID-19, al fin y al cabo la principal diferencia con la metodología tradicional es que esta emplea herramientas digitales. Cabe destacar que firmar tu contrato con el certificado digital brinca con muchas ventajas a la empresa, entre las que se encuentran:
- Son igual de válidos que los firmados manualmente.
- Es un proceso mucho más fácil y rápido, tanto para el empleador como para el empleado.
- Colabora con el medio ambiente al no imprimir los papeles que reducen su consumo.
- Con la rapidez del procedimiento se favorece el proceso de onboarding de empleados.
- Como cualquier proceso digitalizado ayuda a reducir costes de la empresa.
Pasos para firmar un contrato con el certificado digital, fácil y sencillo
Puede parecer muy complicado, pero firmar un contrato con un certificado digital es un proceso relativamente sencillo. Aquí tienes una guía paso a paso:
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Obtener un certificado digital
Como ya hemos mencionado a lo largo del artículo el primer paso es solicitar este documento digital. Puedes obtenerlo a través de entidades certificadoras autorizadas, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Española de Protección de Datos (AEAT), o entidades privadas autorizadas.
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Instalar el certificado digital en tu equipo
Una vez obtenemos el certificado digital lo instalamos en nuestro PC, smartphone o dispositivo electrónico con las instrucciones emitidas por la entidad que nos ha realizado la gestión para obtener el certificado digital.
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Verificar que tenemos el dispositivo electrónico actualizado con nuestro certificado digital
Asegúrate que tienes el certificado correctamente instalado y configurado para utilizarlo cuando se precise. Por ejemplo, en la configuración del navegador, busca la sección de certificados y selecciona tu certificado digital.
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Acceder a la plataforma donde se va a firmar el contrato de trabajo y seleccionar el certificado digital
Si el contrato se firma en línea a través de una plataforma específica, accede a esa plataforma utilizando tu navegador y sigue las instrucciones proporcionadas. En pocos pasos ya habrás firmado el contrato.
De este modo, cuando llegues al paso de la firma, la plataforma te pedirá que selecciones tu certificado digital. Asegúrate de elegir el certificado correcto.
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La firma del contrato con el certificado digital
Una vez que hayas seleccionado tu certificado digital, la plataforma te guiará a través del proceso de firma. Tal vez la propia plataforma pueda solicitarle algunas credenciales como tu contraseña o PIN asociado con el certificado para verificar tu identidad de manera más segura.
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Guardar o descargar el contrato firmado
Después de firmar el contrato, lo más probable es que la plataforma te ofrezca la posibilidad de descargar una copia de ese contrato. Recuerda descargar este tipo de documentos para tus registros personales.
Además, normalmente habrá que enviar ese contrato de vuelta a la empresa, así que asegúrate de que está todo correcto y envíalo a la entidad.
Recuerda que la validez legal de la firma electrónica dependerá de la legislación en vigor y de la aceptación de las partes involucradas en el contrato. En casos importantes, es aconsejable consultar con un profesional legal para asegurarte de que la firma electrónica cumple con todos los requisitos legales.
En definitiva, emplear este tipo de recursos en tu empresa beneficia a toda la entidad, pero especialmente al departamento de RRHH de tu empresa, ya que ahorra tiempo y costes en el proceso de reclutamiento de nuevos talentos.
Por ello, el uso de herramientas y softwares digitales ayudan a mejorar la productividad y a relativizar procesos de manera eficiente y efectiva. Dicho esto, aquí tienes los pasos para saber cómo firmar tu primer contrato con la firma digital, que además sirve para otros muchos trámites y beneficia la gestión de documentos y todo el proceso de contratación.
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