El valor empresarial de tu negocio se puede enriquecer de diversas formas. Una de ellas puede ser emplear herramientas o elementos que ayuden a potenciar el rendimiento y la productividad de tu empresa. La tarea de los Recursos Humanos de tu empresa es muy amplia y requiere de emplear un tiempo bastante extenso de la jornada laboral para llevar a cabo las tareas más rutinarias de la empresa. Algo bastante tedioso ¿verdad?
Por ello comenzar a digitalizar algunas de las áreas o tareas de tu empresa puede ayudar a mejorar la imagen de tu negocio, potenciando la productividad de tu equipo humano y favoreciendo una comunicación más fluida, eficiente y efectiva.
Un paso muy sencillo para comenzar a digitalizar tu negocio es implementar en tu empresa un sistema de gestión documental que permite almacenar y organizar archivos en la nube de manera mucho más eficiente de cara a mejorar la productividad y la competitividad de la empresa. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo este artículo!
La importancia de tener un buen software de gestión documental
La gestión documental en una empresa se refiere al conjunto de prácticas y procesos diseñados para organizar, almacenar, recuperar, compartir y mantener la información y documentos de la organización de manera eficiente y segura.
Es el principal pilar de la digitalización de la empresa capaz de adaptarse a cualquier circunstancia y época del negocio, además este proceso abarca desde la creación o recepción de un documento hasta su eventual archivo o eliminación.
La manera en la que se organizan los documentos e información de una empresa determina normalmente la calidad, la efectividad de su aplicación y la entrega en los plazos asignados de determinadas tareas. Esto se debe a que las tareas rutinarias requieren de una ejecución efectiva y una buena comunicación entre equipos para evitar solapamientos de documentos y así obtener una información fácilmente localizable.
De este modo, emplear un software de gestión documental nos permite:
- Por un lado, automatizar algunos de los procesos rutinarios de la empresa dejando que el equipo humano se centre en tareas más sustanciales para incrementar la productividad, el valor empresarial y la imagen de la empresa.
- Por otro lado, estas herramientas generan una centralización de los datos de la empresa de libre acceso por todas las áreas o departamentos, lo que incrementa el trabajo en equipo y la comunicación obteniendo resultados más eficientes y efectivos en la realización de tareas para un determinado proyecto.
En definitiva, el software de gestión documental es una herramienta que facilita la organización del archivo del negocio, de este modo se permite digitalizar todos aquellos documentos existentes y organizarlos en una nube de acceso libre para los miembros de la empresa (salvo algunas excepciones que pueden quedar capadas de acceso por algunos sectores).
Este tipo de herramientas ofrecen multitud de funciones, entre las que se encuentran:
- Escanear documentos
- Indexar datos
- Buscar y recuperar información de manera más rápida
- Colaborar con las diferentes áreas o departamentos de la empresa
- Mantener segura esa información
El valor empresarial incrementado con el software de gestión documental
El valor empresarial de un negocio en su definición es la unión de los principios éticos y profesionales que marcan las organizaciones, como una filosofía que representa a la marca y debe ser cumplida y respetada por todos los miembros de la empresa. Este código ético puede incluir en sus mandamientos una serie de valores entre los que podemos destacar la transparencia, la justicia, la honestidad, la cercanía de la empresa y la libertad de expresión y decisión.
Por ello, implementar un software de gestión documental puede ser una estrategia efectiva para aumentar el valor empresarial. Aquí hay algunas formas en las que puedes lograrlo:
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Consiguiendo una buena eficiencia operativa
El software de gestión documental como ya hemos comentado anteriormente nos permite automatizar algunos de los procesos rutinarios de la empresa, de esta manera se aumentará la eficiencia y se reducirán errores.
Además, esta automatización nos facilita el acceso rápido y centralizado a documentos relevantes. De este modo, los empleados pueden encontrar la información que necesitan de manera instantánea, lo que elimina la pérdida de tiempo asociada con la búsqueda de documentos físicos o archivos dispersos en sistemas desorganizados.
Dentro de la eficiencia operativa la gestión documental además permite la creación de flujos de trabajo eficientes. Gracias al empleo de estas herramientas los documentos pueden pasar de un usuario a otro de manera fluida, con notificaciones automáticas de tareas pendientes, lo que mejora la colaboración y acelera los procesos internos.
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Garantizar el acceso y la colaboración remota
El empleo de un software de gestión documental nos permite el acceso a documentos desde cualquier lugar, lo que facilita la colaboración entre equipos dispersos geográficamente. Así mismo, facilita la colaboración en tiempo real en documentos compartidos, lo que mejora la comunicación y la productividad.
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El software de gestión documental asegura tu información
El software de gestión documental implementa un sistema robusto de gestión de permisos para controlar quién puede acceder, editar y compartir documentos. La herramienta también incluye la capacidad de realizar copias de seguridad automáticas y la rápida recuperación de documentos en caso de pérdida o daño contribuyen a la seguridad y a la continuidad del negocio.
Además, incluye un sistema de registros de auditoría que proporcionan un rastro detallado de quién accede, edita o elimina documentos. Esto no solo mejora la seguridad, sino que también ayuda a cumplir con requisitos normativos y a realizar un seguimiento de la conformidad.
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Es fácilmente combinable con otras herramientas
El software de gestión documental es uno de los muchos programas que puedes incluir en tu empresa para digitalizarla en todos los aspectos para hacerla aún mas competitiva en el nuevo paradigma digital.
Asegúrate de buscar la herramienta que mejor se adecúe a tus objetivos y valores empresariales ya que en poco tiempo se convertirá en un pilar fundamental en tu empresa adaptable a todas las circunstancias y, por supuesto al paso del tiempo.
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Reduce significativamente el gasto en la gestión documental y el espacio
Al eliminar o reducir la necesidad de documentos en papel, las empresas pueden ahorrar costos asociados con la impresión, almacenamiento físico y gestión de archivos en papel.
Es más, el software de gestión documental disminuye la dependencia de espacio físico para almacenar documentos, lo que puede resultar en ahorros significativos en costos inmobiliarios y de almacenamiento.
Al tener toda la documentación de la empresa en una nube segura, garantizas un ahorro de tiempo en cuanto a la búsqueda y recuperación de alguna información necesaria ya que simplemente tecleando en el buscador te dirigirá a lo que necesitas, sin tener que buscar entre montañas de archivadores.
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Automatizar procesos con un software de gestión documental mejora la toma de decisiones
Este tipo de herramientas como el software de gestión documental nos puede proporcionar análisis de datos y de rendimiento del personal. Los trabajadores de la empresa aprenden el uso de este tipo de herramientas en las primeras semanas tras su incorporación, de este modo todos los equipos de la empresa están al mismo nivel de conocimiento.
Una vez aprendido su uso a la hora de realizar tareas utilizando estas herramientas, el propio programa analiza el rendimiento de los empleados y ofrece informes de desempeño que nos ayudan a gestionar los roles y en general el organigrama empresarial, así como decisiones sustanciales en cuanto a la efectividad del nuevo proyecto.
Conclusión
Implementar un software de gestión documental no solo optimiza la forma en que una empresa maneja la información, sino que también tiene un impacto positivo en la productividad, la seguridad y la eficiencia, contribuyendo así al éxito general del negocio. Gracias al empleo de este tipo de herramientas se garantizan los valores de la empresa de cara a tener esa filosofía en primer plano a la hora de tomar cada una de las decisiones de la organización.
Los valores de la empresa definen el carácter del negocio de cara al público objetivo al que se quieren dirigir. Por ello, es muy importante tenerlos presentes en cada movimiento ya que ayudan tanto a la captación de nuevos talentos como a la retención de los ya admitidos y, también, a que nuevos clientes se puedan interesar por la marca.
De este modo, implementar en tu empresa un software de gestión documental puede ser un primer paso para la digitalización de tu empresa aún más motivada ahora con el acceso remoto a los recursos por todos desde cualquier lugar.
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