El orden es la base esencial de cualquier aspecto del día a día y en una empresa no es menos. La gestión documental es uno de los pilares base de una empresa, ya que una mala gestión de archivo puede conllevar bastantes problemas que afectan a la productividad y a la carga de trabajo.
Minimizar los errores en la gestión documental es posible si se utilizan las técnicas o herramientas adecuadas, como es el uso de un software de gestión documental en la nube con el que digitalizar todos esos archivos que ayudarán a potenciar el rendimiento del departamento de RRHH.
Conoce los errores típicos en la gestión documental en tu empresa en este artículo, así como las ventajas y los elementos clave. ¡Comenzamos!
La gestión documental como pilar de una empresa
El uso de un gestor documental de manera efectiva hace que tu empresa obtenga grandes éxitos y sea lo más eficaz posible. Al fin y al cabo, el uso de este tipo de herramientas contribuye a la transformación digital de las empresas, dotando de mayor valor los principios de la organización donde prima el orden, la centralización y la efectividad.
Este tipo de herramientas benefician en grandes rasgos a la empresa, ya que se emplean para sacar el mayor rendimiento del día a día del negocio, automatizando aquellos procesos que antes requerían de un tiempo bastante significativo.
Dicho esto, la gestión documental básicamente son todas aquellas actividades o procesos para organizar, almacenar y recuperar los archivos propios de una empresa concreta. Por ello, el primer paso para llegar a conseguir la efectividad con este tipo de herramientas consiste en digitalizar todos los documentos.
La cantidad de información que gestiona una empresa crece de manera significativa conforme van pasando los días, que suele ser almacenada en papel o en formato digital, entre los que se encuentran:
- Facturas y recibos
- Contratos varios
- Presupuestos con clientes o comerciales
- Documentación legal
- Archivos relacionados con los RRHH y la plantilla
Digitalizar, en su definición, consiste en transformar los documentos en papel a un formato digital, con esto eliminas el espacio en la empresa dedicado al almacenamiento manual y el tiempo dedicado a esta tarea se da a otras que requieren de mayor tiempo, son todo ventajas.
7 errores humanos que evitamos con el software de gestión documental
La implementación de un software de gestión documental puede ayudar a prevenir diversos errores humanos que suelen ocurrir en la gestión manual de documentos. El hecho de contar con una buena herramienta de gestión documental evitará aspectos como la ineficiencia, la lentitud de algunos procesos, la desorganización y otros muchos más errores humanos, simplemente porque la carga documental está en constante crecimiento y cuantos más archivos pues más difícil será su búsqueda.
Dicho esto, te mostramos algunos de los errores más comunes que se pueden evitar con el uso de este tipo de softwares de gestión documental.
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Pérdida de documentos
Con un software de gestión documental, los documentos se almacenan de manera electrónica y estructurada, lo que reduce significativamente el riesgo de pérdida física de documentos importantes. Esa falta de clasificación es uno de los principales errores en la gestión documental, porque puede haber un orden dentro del desorden, pero a la larga esto perjudica a la empresa.
Además, la clasificación y organización manual de documentos a menudo conlleva errores en la ubicación y archivo. Un software de gestión documental permite una indexación y categorización automatizada, minimizando la posibilidad de errores humanos.
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Duplicación de documentos
Con la gestión manual, es común crear copias innecesarias de documentos. Un software de gestión documental puede ayudar a evitar la duplicación no deseada y garantizar que todos trabajen con la versión más actualizada.
Además, el hecho de tener todos los archivos impresos es un gasto de recursos bastante alto y esto sumado al tiempo que el equipo tarda en localizar alguno de estos papeles en la oficina hace que se pierda efectividad en el día a día.
De este modo, usando un software de gestión documental ayudas en parte a colaborar con el medio ambiente evitando el abuso del papel gracias a la organización en la nube de los documentos de la empresa, por orden cronológico siempre teniendo localizados esos documentos más nuevos con los que trabajar.
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Falta de respaldo y recuperación
Los documentos físicos pueden estar expuestos a riesgos como incendios, inundaciones o pérdida accidental. Un software de gestión documental suele incluir medidas de respaldo y recuperación de datos para garantizar la integridad y disponibilidad de la información, como por ejemplo las copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de cualquier archivo clave o sustancial para el negocio.
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Falta de seguimiento de versiones actualizadas
En un entorno manual, es fácil perder la pista de las versiones actualizadas de un documento. Los sistemas de gestión documental suelen ofrecer un control de versiones que facilita el seguimiento de los cambios realizados en un documento y quién los hizo.
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Acceso no autorizado
El acceso a documentos sensibles puede restringirse y controlarse mediante permisos y niveles de seguridad en un sistema de gestión documental, evitando el riesgo de que personas no autorizadas accedan a información confidencial.
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Modificaciones desconocidas
Seguir la pista de quién accedió, modificó o compartió un documento es esencial en muchos entornos empresariales. De este modo, los sistemas de gestión documental proporcionan un registro de auditoría que ayuda a realizar un seguimiento detallado de las actividades relacionadas con los documentos para así saber en todo momento quién accedió y cuándo se modificó ese archivo.
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Ineficiencia en la colaboración
La colaboración en proyectos a menudo se ve obstaculizada por la gestión manual de documentos. Los sistemas de gestión documental facilitan la colaboración en línea, permitiendo que varias personas trabajen en un documento de manera simultánea y coordinada.
Gracias a la centralización documental todas las áreas de la empresa que estén involucradas en un mismo proyecto trabajarán sobre un mismo escrito, de este modo se garantiza que no se solapen trabajos con un buen reparto de tareas entre áreas.
La implementación de un sistema de gestión documental no solo mejora la eficiencia y reduce los errores humanos, sino que también contribuye a una mayor seguridad y cumplimiento normativo en el manejo de la información.
Si tu empresa está cometiendo alguno de estos errores, es hora de tomar cartas en el asunto. Contratar un software de gestión empresarial que cuente con un efectivo sistema de gestión documental 100% seguro y así olvidarte de los problemas de papeleo, está a un simple clic de distancia.
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