En los últimos tiempos el mundo empresarial ha experimentado un proceso de digitalización a muchos niveles. Un buen ejemplo es el paso de firma tradicional a firma digital. Actualmente, prácticamente todas las empresas exitosas firman sus contratos digitalmente. Continúa leyendo para conocer 6 normas y leyes sobre la firma digital en contratos que no debemos olvidar.
La regulación de la firma electrónica en España se rige por la Ley 6/2020 y el Reglamento (UE) Nº 910/2014 (eIDAS). Esta ley derogó la anterior Ley 59/2003, evitando conflictos con el Reglamento eIDAS y asegurando la aplicación directa de este último para prevenir vacíos legales y garantizar la seguridad jurídica de la firma digital.
A nivel europeo, la normativa base es la Directiva 1999/93/CE, en proceso de reforma mediante un nuevo reglamento. Aunque la normativa española se adelantó a la europea, la Ley 59/2003 estuvo vigente hasta marzo de 2004, generando un inicio tardío en la implementación legal de la e-firma en España.
Desde marzo de 2004, la Ley 59/2003 es la norma básica aplicable en España. El Real Decreto 1553/2005 regula la expedición del Documento Nacional de Identidad y sus certificados de firma electrónica (e-DNI). A pesar de otras normativas específicas, estas leyes constituyen la base legal de la firma electrónica en España.
Realizar la firma digital es un proceso mucho más sencillo de lo que parece, pero sí es cierto que debemos tener en cuenta toda la normativa que regula la práctica. Para realizar la práctica correctamente hay que considerar el tipo de firma, el destinatario, el portal empleado y muchos otros aspectos. Estas son algunas normas que no debemos olvidar.
Según el artículo 3 del Reglamento eIDAS, la Firma Electrónica Simple, se refiere a datos electrónicos en formato electrónico que están vinculados de manera lógica con otros datos y que el firmante utiliza para firmar. En términos simples, esta forma de firma permite la identificación digital del firmante a través de sus datos, pero proporciona un nivel de seguridad limitado.
La Firma Electrónica Avanzada, según la definición del artículo 3 del Reglamento eIDAS, se caracteriza por cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 26 de dicho reglamento.
Estos incluyen la vinculación única al firmante, la identificación del firmante, la creación mediante datos de firma electrónica bajo el control exclusivo del firmante, con un alto nivel de confianza, y la vinculación con los datos firmados de manera que cualquier modificación posterior sea detectable.
La Firma Electrónica Avanzada ofrece un nivel de seguridad superior al permitir la identificación única del firmante con el documento electrónico. Además, se registra la firma y aceptación del firmante para prevenir posibles modificaciones posteriores al documento, garantizando así la integridad de este.
El concepto de "Firma Electrónica Cualificada" según el artículo 3 del Reglamento eIDAS se refiere a una firma electrónica creada mediante un dispositivo de creación de firmas electrónicas y respaldada por un certificado cualificado
Esta firma electrónica cualificada implica el uso de un certificado cualificado, el cual es emitido por un proveedor de servicios de confianza y que cumple con los requisitos detallados en el anexo I del Reglamento.
Aunque comparte características con la firma electrónica avanzada, como la conexión única e intransferible al firmante y su vinculación al documento de manera inalterable, la firma electrónica cualificada se diferencia al requerir la creación a través de un certificado electrónico que autentica la identificación del firmante de manera inequívoca.
Este certificado debe ser expedido por una Autoridad de Certificación, lo que garantiza un método altamente seguro y completo en el proceso de firma electrónica.
Conforme al Reglamento eIDAS, una firma electrónica avanzada debe cumplir con los siguientes requisitos esenciales:
En otras palabras, aquellas firmas electrónicas que satisfagan estos requisitos establecidos en el Reglamento eIDAS ofrecerán garantías jurídicas sólidas y podrán ser empleadas como prueba en procedimientos judiciales.
El propio reglamento establece que el hecho de ser una firma electrónica no será motivo suficiente para negarle efectos jurídicos o su admisibilidad como prueba en procesos legales.
Esta disposición respalda la validez y utilidad legal de las firmas electrónicas que cumplen con los criterios estipulados, otorgando una base firme para su utilización en el ámbito judicial.
Cuando se procede a la firma digital de un contrato internacional se deben cumplir con los requisitos específicos de cada jurisdicción involucrada. Estos requisitos abarcan desde consideraciones legales hasta detalles técnicos como el uso de certificados digitales respaldados por autoridades confiables. La empresa debe asegurarse de que la firma digital se ajuste a las normativas locales y a los estándares internacionales.
Otro punto para tener en cuenta son las restricciones, que pueden variar según la industria, el tipo de contrato y las leyes locales. La organización debe contar con factores como la regulación gubernamental específica, restricciones sectoriales y cualquier limitación impuesta. Entender estas restricciones desde el inicio es vital para evitar posibles complicaciones legales en el futuro.
Otro punto que no se debe olvidar al firmar contratos con la firma digital es que en ocasiones puede haber formatos incompatibles. La empresa debe revisar que tanto el formato del contrato como el de la firma son integrables para evitar futuros problemas.
En este sentido, implementar un sistema de gestión especializado como Dayfice es una gran ventaja, ya que permite administrar los documentos de una forma más rápida y segura.
En conclusión, el avance hacia la firma digital en el ámbito empresarial ha sido significativo, llevando consigo la necesidad de comprender y cumplir con normativas específicas. Y es que la transición hacia la firma digital implica un buen entendimiento de normativas y leyes para evitar problemas derivados.
Si quieres poner en uso la firma digital para los contratos de tu empresa pero no tienes claro cómo hacerlo, puedes contactar con los expertos de Occam Agencia Digital para que te ayuden a resolver tus dudas.