En todas las empresas y otros tipos de entidades, se procesa diariamente un volumen considerable de información: detalles de clientes y proveedores, facturación, archivos, propuestas y presupuestos y recibos, entre otros. Es posible decir que la información constituye el recurso más valioso de una organización. De acuerdo con un estudio de IDC presentado por DocuWare, una compañía podría colapsar en apenas tres semanas si perdiera todos sus datos.
No obstante, si estos datos no se organizan adecuadamente, su manejo se vuelve complicado, los procedimientos empresariales no son efectivos y, en última instancia, la información resulta inútil. En tales circunstancias, las herramientas de gestión documental pueden simplificar las tareas y aumentar enormemente la productividad de las empresas.
En este artículo te presentaremos qué son los Software de Gestión Documental y cómo pueden beneficiar tu negocio. Más allá, te mostramos 5 conflictos que pueden surgir a base de la gestión documental dentro de tu empresa y qué podrás solucionar fácil y rápidamente con el uso correcto de un software de gestión documental.
Definición y Funciones de un Software de Gestión Documental
Un software de gestión documental, también conocido como Document Management System (DMS), es una herramienta digital diseñada para administrar, organizar y almacenar eficientemente los documentos de una empresa. Funciona como una plataforma centralizada que digitaliza y consolida toda la información documental de una organización. Su principal ventaja es que permite a los empleados acceder fácil y rápidamente a los documentos necesarios, eliminando la necesidad de buscar físicamente entre montones de papeles.
En este sistema, los documentos de la empresa se digitalizan y cargan en el software seleccionado, almacenándose en la nube. Esto facilita una recuperación rápida y eficiente de la información, contribuyendo significativamente al ahorro de tiempo. Los documentos digitalizados no solo pueden ser accedidos, sino también editados y archivados dentro de la plataforma.
El propósito principal de un software de gestión documental es ofrecer una solución digitalizada para la organización de documentos, asegurando un acceso seguro para los empleados y una gestión de archivos eficiente para incrementar la productividad de la empresa.
Este tipo de software es versátil en cuanto a los tipos de archivos que puede manejar; no se limita solo a documentos, sino que también puede incluir imágenes, videos y otros formatos digitales. Al elegir un sistema de gestión documental, es crucial considerar la capacidad de almacenamiento requerida y el uso específico que se le dará, para asegurar que se ajuste a las necesidades de la organización.
5 conflictos que se dejan solucionar por el software de gestión documental
En una empresa moderna pueden llegar a ocasionarse una multitud de complicaciones que obstaculizan nuestra labor empresarial. Pero muchos de los problemas que pueden llegar a producirse hoy día se dejan solucionar con las herramientas adecuadas. A continuación te revelamos 5 conflictos donde el software de gestión de documental te ayudará a resolverlos:
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El caos de la documentación dispersa
La gestión de documentos dispersos en varios formatos y ubicaciones se ha convertido en un problema creciente, especialmente con el aumento del trabajo remoto y la digitalización de las empresas.
Esta desorganización puede conducir a la pérdida de tiempo valioso en la búsqueda de documentos específicos, lo cual es crítico en situaciones donde la toma de decisiones rápida es esencial. Además, esta falta de estructura puede llevar a errores significativos y pérdidas económicas.
La implementación de un sistema jerarquizado de organización de documentos es fundamental. La creación de carpetas y subcarpetas con nombres descriptivos, siguiendo una lógica clara, facilita la búsqueda y el acceso. Los metadatos, que son datos sobre los datos, juegan un papel crucial. Al definir un esquema estándar de metadatos, se asegura que toda la información importante esté adjunta a cada documento, lo que facilita su recuperación y gestión.
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Control de versiones caótico
El control de versiones se convierte en un problema cuando múltiples usuarios editan documentos simultáneamente. Esto puede dar como resultado la pérdida de cambios importantes y confusión sobre cuál es la versión más actualizada. El seguimiento manual de las versiones es ineficiente y propenso a errores.
El uso de sistemas de gestión documental con funcionalidades de control de versiones automático permite un seguimiento eficiente de todas las modificaciones. Esto garantiza la integridad de los documentos y aporta claridad sobre los cambios hechos por diferentes usuarios.
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Colaboración ineficiente a través del correo electrónico
El uso del correo electrónico para la colaboración en documentos es ineficiente y propenso a errores. La colaboración puede ser lenta, y el acceso a documentos desde ubicaciones remotas se ve limitado. Además, existe el riesgo de trabajar con versiones desactualizadas de los documentos.
La adopción de herramientas de colaboración en línea facilita el trabajo simultáneo en documentos, con actualizaciones en tiempo real. Los sistemas de gestión documental basados en la nube ofrecen acceso seguro desde cualquier lugar, integrándose con herramientas cotidianas como correos electrónicos y calendarios, mejorando así la eficiencia y la colaboración.
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Seguridad de los documentos empresariales
Una gestión documental inadecuada puede comprometer la seguridad de datos confidenciales. La falta de cumplimiento con las regulaciones de privacidad y seguridad puede dar como resultado sanciones legales y en la pérdida de información crucial para el negocio.
Los sistemas de gestión documental con fuertes medidas de seguridad, como cifrado y autenticación de usuarios, son esenciales. Estas herramientas no solo protegen la información, sino que también ayudan a cumplir con las normativas vigentes, automatizando procesos y manteniendo registros detallados de accesos y cambios.
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Resistencia al cambio hacia la digitalización
La transición de documentos físicos a digitales puede enfrentar resistencia. Este cambio no es solo técnico, sino que también implica retos emocionales y operativos. La pandemia de COVID-19 aceleró esta transición, pero aún queda mucho por hacer para lograr una completa digitalización.
Una estrategia gradual, comenzando con la digitalización de documentos críticos, puede facilitar este proceso. Invertir en tecnologías que cubran todo el ciclo de vida de los documentos de manera digital es clave. La creación de documentos electrónicos desde el inicio agiliza el proceso y minimiza la resistencia al cambio.
Conclusión
Las empresas modernas se han de enfrentar a muchos nuevos obstáculos debido a la necesidad de resolver problemas de gestión que son cada vez mayores. Pero con la ayuda de las herramientas adecuadas también existen soluciones que ayudarán a resolver estos conflictos de gestión. Una herramienta imparable que podrá reforzar tu empresa en muchos aspectos y agilizar los procesos es Dayfice.
